働き方が多様化し、転職をすることが一般化しつつある近年、「リファレンスチェック」に注目が集まっています。リファレンスチェックという言葉を知っていても、詳しい内容は知らない、という方も多いのではないでしょうか。本コラムでは、リファレンスチェックの意味や実施のメリット、実際の質問内容や実施方法について解説します。
リファレンスチェックとは？質問内容やメリット、やり方など、気になるポイントを解説！
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働き方が多様化し、転職をすることが一般化しつつある近年、「リファレンスチェック」に注目が集まっています。リファレンスチェックという言葉を知っていても、詳しい内容は知らない、という方も多いのではないでしょうか。本コラムでは、リファレンスチェックの意味や実施のメリット、実際の質問内容や実施方法について解説します。
リファレンスチェックとは？
「リファレンスチェック」とは、企業が採用候補者の前職の上司や同僚、取引先等に、過去の業務内容や仕事ぶり、人柄、経歴などを問い合わせることです。本来一緒に働いてみるまでわからない候補者の見極めと、入社後の早期の活躍にむけて「客観的」なデータが得られることから、海外では既に一般的な採用プロセスとなっています。日本でも、外資系企業では以前から実施されることが多く、この流れが国内企業にも広がっています。
注目が高まるリファレンスチェック
例えば、日本での「リファレンスチェック」という単語の検索数は以下グラフのように直近3年間で約6倍にも増加しています。
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また、2021年1月に行われた調査では、
リファレンスチェックの認知率は外資系企業では93％、日系企業では73％
中途採用におけるリファレンスチェックの実施率は外資系企業では58％、日系企業では23％
『エンワールド・ジャパン株式会社 中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査』より
となっており、ビジネスの現場に浸透しつつある現状がわかります。
最近ではコロナ禍において、表情や目線、感情が読み取りづらいオンラインでの採用選考が増えたという背景もあり、国内の企業でもリファレンスチェックを実施する企業が増加し、一段と注目度が高まっています。
リファレンスチェックの実施方法
リファレンスチェックの実施方法は、主に以下３つのパターンに分かれます。
a.採用企業が自社のリソースのみで実施
b.調査会社に委託
c.オンライン型のリファレンスチェックサービスを活用
以下の記事で、それぞれパターンごとの 詳細がご覧いただけます。
前職調査・バックグラウンドチェックとの違い
「リファレンスチェック」と似た言葉に「前職調査」や「バックグラウンドチェック」があります。「前職調査」とは、中途採用の候補者が申告している情報が事実と合致しているか調査するものです。具体的には、職務経歴書に書かれている職歴やスキル、履歴書に記載されている学歴や資格などが事実と違いないかを確認していきます。
「バックグラウンドチェック」は「背景調査」という意味で、履歴書の経歴に詐称がないか、過去に犯罪等のトラブルがないか等を確認します。リファレンスチェックよりも、ネガティブチェックとしての意味合いが強いです。
▼「前職調査・バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違い」のより詳しい記事はこちら
実施する時は本人の同意が必要
リファレンスチェック自体が法律で禁止されている訳ではありませんが、個人情報を扱うため、採用候補者に利用目的を告げ、本人の同意を得ることが推奨されます。詳しい注意点については「リファレンスチェックの注意点」の項をご覧ください。
リファレンスチェックを実施するメリット
リファレンスチェックにはどのようなメリットがあるのでしょうか。採用する企業側だけでなく、採用候補者（求職者）にも多くのメリットがある施策だと言えます。
採用のミスマッチを減らす
リファレンスチェックのメリットとして「採用のミスマッチを減らす」ことが挙げられます。
前掲の調査では、実際に実施している企業が回答したリファレンスチェックのよい点は外資系企業、日系企業ともに「面接官が受けた転職希望者の人物像や能力に間違いがないかの判断に役立つ」が第1位でした。
リファレンスチェックを実施している企業では、人物像や能力をあらためて確認することで、より自社に適した人材を採用できていると考えられます。
また、リファレンスチェックで候補者の様々な情報を得て採用のミスマッチを減らすことで、採用者の早期離職を減らすことにも繋がります。企業、採用者の双方にとって大きな機会損失となる早期離職を減らすことは、結果的に人事活動全体を効率化させるポイントになり得るでしょう。
リファレンスチェックでは、職務経歴書や面接での受け答えのような主観的な話だけでなく、人柄や仕事の実績を客観的な情報として採用企業に伝えることができるため、採用企業とのマッチ度が高い候補者にとってもメリットがあると言えます。
▼「ミスマッチ」のより詳しい記事はこちら
書類や面接でわからない点を確認し、経歴詐称を防ぐ
履歴書や職務経歴書、面接だけでは採用候補者の情報が真実かどうか確認することはできません。自分をよく見せたいという気持ちで事実と異なる記載をしてしまう人もいます。
リファレンスチェックを実施し、虚偽の経歴や誇張した実績の記載を見つけたり、そういった行為の抑止力となったりすることで、正確な経歴をもとにした公正な採用選考を実現できます。
▼「経歴詐称」のより詳しい記事はこちら
採用選考の効率化
リファレンスチェックを行うことで、採用選考の効率化をはかることができます。場合によっては面接の時間や回数を減らすことも可能でしょう。チェックを自社で行う場合は、各情報の確認に相応の手間がかかる場 合もありますが、第三者サービスを利用することで、客観的な情報を取得する時間を短縮することができます。
入社後の活躍・定着にも役立つ
中途入社社員にとってのミスマッチは「企業」との間だけでなく、部署や上司、同僚、部下との間でも起こり得ます。
リファレンスチェックの結果をもとに、前職での人間関係の築き方、適したマネジメントスタイルを考慮した研修や人員配置を行うことで、入社後のミスマッチが少なくなり、中途入社後の活躍や定着を促進できます。ASHIATOで提供しているレポートは、採用選考で役立つだけでなく、入社後のオンボーディングにも活用できます。
▼「オンボーディング」のより詳しい記事はこちら
候補者のメリットも大きい
採用前調査はネガティブチェックのイメージが強いかもしれませんが、リファレンスチェックの場合は候補者にもメリットがあります。候補者をよく知る推薦者から客観的に見た良い点が企業に共有されるため、「面接が苦手」「自己アピールの仕方がわからない」といった人材にとっては思わぬ加点を得られることがあります。
また、仕事の進め方や周囲との人間関係の築き方に関する客観的な情報は、入社後の研修や人員配置を考える上でも利用でき、候補者の定着や早期活躍のために役立つでしょう。
▼「候補者から見たリファレンスチェック」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックを行うタイミング
リファレンスチェックは様々なタイミングで実施可能ですが、基本的には最終面接の前段階で行うのがおすすめです。一次面接や書類、適性テストでは把握できなかった部分をリファレンスチェックで確認することで、より多角的な視点で採用候補者の見極めが可能になります。
また、リファレンスチェック後の内定取り消しは、解雇権の濫用とならないように合理的な理由が必要です。人柄や客観的に見たスキルを採用の判断材料としたい場合には、やはり最終面接の前など、内定を出す前の段階でのチェックが必要です。
最終面接前以外にも、
また、リファレンスチェック後の内定取り消しは、解雇権の濫用とならないように合理的な理由が必要です。人柄や客観的に見たスキルを採用の判断材料としたい場合には、やはり最終面接の前など、内定を出す前の段階でのチェックが必要です。
最終面接前以外にも、
- 選考の初期段階：人柄重視の採用を行うため
- 最終選考後：判断に悩む場合や、社内で評価が 分かれた際の判断材料として
- 内定後：マネジメントの参考にするため
といったタイミングや目的で実施することもできます。
▼「リファレンスチェックを行うタイミング」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックを行う最適なタイミングと質問内容を解説！
リファレンスチェックは内定前・内定後どちらで行うべき？ 内定取り消しは違法？
リファレンスチェックの注意点
リファレンスチェックの実施を検討する際、違法性がないか不安に思う方も多いかもしれません。実際、間違った方法で実施すると個人情報保護法等の法律に抵触してしまう恐れがあります。ここではリファレンスチェックを実施するときの注意点を説明します。
採用企業からみたリファレンスチェックの注意点
内定取り消しには慎重な検討が必要
リファレンスチェックの結果、内定を取り消すには合理的な理由が必要です。内定も労働契約とみなされるため、合理的な理由がない場合は解雇権の濫用にあたる可能性があるからです。
解雇）
第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。
引用元：『労働契約法 第三章 労働契約の継続及び終了』
▼「リファレンスチェック後の内定取り消し」のより詳しい記事はこちら
個人情報保護法への抵触を避ける
前述の通り、リファレンスチェックを実施するときは、利用目的を説明し、採用候補者から同意を得る必要があります。また、本人の同意を得た利用目的以外でリファレンスチェックで取得した情報を利用したい場合は、再度本人の同意を得る必要があります。
リファレンスチェックで取得する情報は個人情報を含むため、同意を得ないまま行った場合、個人情報保護法に抵触する場合があります。
特に、採用候補者本人に差別や偏見などの不利益が生じないよう、定められた「要配慮個人情報」の取り扱いは特に注意が必要です。
この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
引用元：『個人情報保護法 第二条』
また、個人情報保護法には「第三者提供の制限」があります。
個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
引用元：『個人情報保護法 第二十三条（第三者提供の制限）』
そのため、採用候補者本人の同意がない場合は、リファレンスチェックを依頼される企業側から個人データの提供はできないという理由で断られることになるでしょう。
▼「リファレンスチェックの法的リスク」のより詳しい記事はこちら
採用候補者からみたリファレンスチェックの注意点
推薦者へは理由と共に丁寧に依頼
仕事ぶりをよく知っている信頼できる人や、関係が良好な人に回答を依頼するのがおすすめです。リファレンスチェックをなぜ行うのかという理由や意義を丁寧に説明し、依頼しましょう。
説明してもなお断られてしまった場合は、依頼先を変更してもいいか、採用企業に相談してみましょう。前職での直属の上司や部下に断られた場合は、業務上関わりがあった他の管理職や部下、あるいは前々職の関係者に依頼できないか検討してみましょう。
リファレンスチェック実施の流れ
以下でリファレンスチェック実施の流れを、エン・ジャパンのリファレンスチェックサービス「ASHIATO」を例にとってご紹介します。
実施企業が候補者へ依頼
ヒアリング項目を選定し、実施企業の採用担当者から候補者へ、リファレンスチェック実施への同意と、推薦者（前職の上司、同僚、部下等）へのアンケート送付を依頼します。エージェントを利用している場合は、エージェント経由で候補者に依頼してもらう場合が多いです。
実績が豊富なリファレンスチェックサービスを活用すれば、容易に有意義なヒアリング項目を選定することが可能です。
候補者から推薦者へレポート依頼
採用候補者から推薦者にアンケートを送付し、回答を依頼します。リファレンスチェックに慣れていない推薦者が戸惑わない優れた操作性のツール、あるいは信頼できる会社が運営しているサービスであれば、レポートの回収率も高くなるでしょう。
推薦者が回答
推薦者がアンケートに回答します。この際、推薦者からも個人情報保護の同意を得る必要があります。
また、推薦者のなりすましリスクを回避する必要があります。リファレンスチェックサービスを選ぶ際には、適切に本人確認できるサービス設計であることを確認すべきでしょう。
ASHIATOであれば、事務局が1件1件本人確認を行っている点で安心です。
実施企業がレポートを確認・活用
実施企業が推薦者からのアンケート回答を確認し、採用選考や入社後のマネジメントに活用します。
ASHIATOであれば、推薦者からの生の回答だけでなく、回答を分析し、面接時にチェックすべきポイントや質問例などをアドバイスするレポートが提供されます。オンボーディングに活用しやすいサービス設計になっている点も特長的です。
リファレンスチェックを依頼する相手の選び方
リファレンスチェックを実施しよう、となった時、候補者についての質問に回答してくれる「推薦者」をどのように選ぶか迷うことが多いと思います。採用企業にとっても、候補者にとっても、推薦者選びは重要です。
依頼する相手（推薦者）の選び方
採用企業が推薦者を選ぶ場合
採用企業が推薦者を選ぶ際は、上司や部下、同僚、取引先等の中から、候補者の仕事ぶりがわかるような方を指定するとよいでしょう。推薦者が行っていた業務内容やミッションに理解がある上司、近くでコミュニケーションを取っていた同僚、直接教育やマネジメントを受けた部下など、複数人から回答をもらうことで、より候補者のことがわかります。
候補者として推薦者を選ぶ場合
候補者として、採用企業に指定されたカテゴリ（例：同僚）の中から推薦者を指定できる場合、回答を依頼しやすい関係性の信頼できる相手を選びます。また、自身の転職活動状況も共有しておくことで、より適した回答が得られるはずです。
推薦者のなりすまし対策
オンラインで回答を得るサービスを利用する場合、候補者本人やその知人などが推薦者になりすました回答しているのでは？ という不安がある方もいらっしゃると思います。
そのため、多くのリファレンスチェックサービスでは本人確認を実施しています。ASHIATOの場合は可能な限り本人確認に協力いただけるよう、推薦者に依頼しており、名刺や社員証、会社ドメインのメールアドレス等の提示で本人確認を行っています。
▼「依頼する相手（推薦者）の選び方」のより詳しい記事はこちら
▼「推薦者のなりすまし対策」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックの項目と具体的な質問内容
リファレンスチェックで、推薦者には具体的にどのような質問がされるのでしょうか。採用企業や利用するサービスによって内容は異なりますが、以下で一般的な例をいくつかご紹介します。
実績・スキル
・当時の業務内容を具体的に教えてください。
・最も評価している実績はなんですか？
・業務のキャパシティは他の人と比べてどうですか？
・何名のマネジメントをしていましたか？
・マネジメントのスタイルを教えてください。
仕事のスタイル
・どのような目標やミッションを追っていましたか？
・どのような仕事に対して特に前向きでしたか？
・チームと個人、どちらで働くことが得意ですか？
・チームのために自発的に行動したことがあれば教えてください。
・業務上のトラブルをどのように乗り越えましたか？
勤務状況
・在籍期間や役職を教えてください。
・欠勤や遅刻など、勤怠が乱れることはありましたか？
・欠勤や遅刻をする時はどんな理由でしたか？
・メンタルヘルスの懸念事項はありますか？
コミュニケーション・対人関係
・周りの同僚とのコミュニケーションはどうでしたか？
・上司や部下との関係はどうでしたか？
・業務上で相性のよかった人、よくなかった人はどんな人物ですか？
・あなたとの関係性を教えてください。
・また一緒に働きたいと思いますか？それはなぜですか？
人物像・性格
・どのような人物でしたか？
・長所と短所を教えてください。
・不満を溜めてしまうとしたら、どんな時ですか？
・モチベーションを左右するのはどんなことですか？
採用企業が自社で行う場合はもちろん、第三者機関を利用する場合も、サービスによっては質問項目を追加・変更できることがあります。業種や採用する職種、面接で気になったこと等に合わせて質問項目を調整します。
また、推薦者からのアンケート回答内容だけでなく、それらをもとにした分析やアドバイスが提供されるサービスもあります。
▼「リファレンスチェックの質問内容」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックに必要な期間と費用
期間
採用企業の人事部や採用担当者がリファレンスチェックを行う場合、候補者が勤務していた企業に電話をかけてインタビューすることが多いです。スムーズに行うことができれば、数十分の電話と社内共有用の資料作成にかかる時間のみで終えることができます。
しかし、リファレンスチェックのプロではない担当者が質問項目を考え、インタビューの準備をするには一定以上の時間を要します。また、候補者が勤務していた時の課題や退職理由等の込み入った内容を電話で率直に質問するのは難易度が高く、欲しい情報をうまく得られないこともあります。
第三者サービスにリファレンスチェックを代行してもらう場合、自社で行う作業時間は短いことが多いです。結果のレポートが送付されるまでの期間は、オンラインサービスの場合は数日、調査会社の場合は1週間程度でしょう。
ASHIATOの場合ですと、採用企業側で必要なのは候補者の基本情報登録と、候補者への事前連絡のみです。5分程度で完了し、推薦者からも平均3営業日以内に回答が頂けます。
▼「リファレンスチェックの期間」のより詳しい記事はこちら
費用
自社でリファレンスチェックを行う場合、別途費用がかかることはありません。しかし、他の業務に使っていた時間をリファレンスチェックに充てるので、人件費などを考えると費用がかかっていないとは言い難いです。
第三者サービスがリファレンスチェックを行う場合、1人あたり数千円～10万円以上と内容や調査方法によって費用は様々です。ASHIATOのチケットプランの場合、初期導入費が20万円、利用費が1人あたり3万円（いずれも税別）です。運用フローの改善・分析や採用活動のコンサルティングを含む定額課金プランもございます。
▼「リファレンスチェックの費用」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックは拒否できる？ 採用者・候補者両方の視点から対処法を解説
様々な理由から、リファレンスチェックを拒否したい、または拒否されてしまった、ということもあるでしょう。採用企業と候補者の両方の視点から対処法を解説します。
▼「リファレンスチェックの拒否」のより詳しい記事はこちら
候補者がリファレンスチェックを拒否したい場合
リファレンスチェックを辞退することで、採用選考に影響が出る可能性は否めませんが、「どうしても拒否したい」という場合は誠意をもって理由を伝えましょう。
また、採用企業が指定する推薦者への依頼がはばかられる、という場合には「前職の他の上司、同僚、部下」や「前々職の上司、同僚 、部下」の中に代わりに依頼できそうな相手がいないか考えてみてください。理由と代替案を採用企業にしっかり伝えることで、推薦者を変更してもらえるケースもあります。
候補者にリファレンスチェックを拒否された場合
リファレンスチェックを受ける候補者の多くは不安があるはずです。特に、在職中に転職活動をしている候補者の場合は、現在の職場に転職活動が知られてしまうのではないかという不安から、リファレンスチェックを受けたくないと思ってしまう方が多いです。
現在の職場にバレたくない、前の職場との関係性が悪い等の理由から「リファレンスチェックを拒否したい」と候補者に言われてしまった場合、あらかじめ指定した推薦者以外でリファレンスチェックを依頼できる相手がいないか検討してもらいましょう。現在の職場の中で個人的に信頼できる人や、前職ではなく前々職の上司や部下、同僚の中であれば、依頼できる相手がいるということもあります。
可能であれば候補者から新たに推薦者を指定してもらい、リファレンスチェックを行います。
依頼相手（推薦者）に回答を拒否された場合
多忙のため、社員の情報を他社に伝えることに懸念があるから、などの理由で、推薦者本人や推薦者が所属する企業から回答を拒否される場合もあります。
「候補者の評価のプラス材料になる」という候補者のメリットや「候補者本人の同意を得ていれば個人情報保護における問題はないこと」を伝えて再度依頼し、それでも回答を得られない場合は、他に推薦者として適した方を探してリファレンスチェックを依頼しましょう。
ちなみにASHIATOでのこれまでの実績回収率は約85％（2021年2月）と高い値です。回収率を高めるためのノウハウの提供も行っています。
リファレンスチェックによって内定取り消しや不採用になることはある？
リファレンスチェックによって内定取り消しや不採用になることはあります。
例えば下記のようなことがリファレンスチェックによって発覚した場合には、その可能性があるでしょう。
・経歴詐称
・面接での発言と事実の乖離
・前職での問題行動
・スキルのミスマッチ
・カルチャーミスマッチ
※ただし、前述のとおり、企業側は解雇権の濫用にならないよう慎重に対応することが求められます。
▼「リファレンスチェックによる内定取り消しや不採用」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックにASHIATO（アシアト）が選ばれる理由
本コラムでは、リファレンスチェックの意味や実施のメリット、実際の質問内容や実施方法についてまとめました。候補者が勤務していた企業への連絡や、適切な質問項目の選定、法律に抵触しないよう注意する等の大変な仕事も多いリファレンスチェック。採用企業として実施する場合にはやはり、ほとんどの作業を代行し、レポート報告をもらえる第三者機関のサービスを利用するのがおすすめです。
エン・ジャパンの「ASHIATO」は2020年10月のリリースから約2年で導入企業が2000社を突破し、様々な業種の企業様からご利用いただいています。
「ASHIATO」では候補者の「活躍の足跡」を可視化し、これからの活躍の可能性が見える世界の実現を目指しています。入社前の見極めだけでなく、入社後の活躍や定着率向上にも寄与するリファレンスレポートサービスとしてぜひご検討くだ さい。
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