前職調査とは？違法性の有無は？中途採用で行う法的リスクやリファレンスチェックとの違いを解説

お役立ちコンテンツ公開日2021/10/07最終更新日2023/11/29

採用活動において、書類審査と面接を選考プロセスにしている企業も多いかと思います。しかし、提出書類も面接で示される内容もあくまで候補者の自己申告であり、必ずしも真実とは限らない…。この点を不安に思う採用担当者も多いでしょう。そのような不安の対策として行われてきたのが前職調査です。

本コラムでは特に前職調査について、概要からリファレンスチェックとの違い、現在ではあまり行われなくなっている理由などを詳しく解説していきます。

前職調査とは？

前職調査とは、中途採用の候補者が申告している情報が事実と合致しているか調査するものです。具体的には、職務経歴書に書かれている職歴やスキル、履歴書に記載されている学歴や資格などが事実と違いないかを確認していきます。主な手法としては、候補者の現職の勤務先に電話で直接問い合わせるなどがあり、採用担当が自ら行う以外に、調査会社や興信所に依頼して調査する場合もあります。

ただし、現在も前職調査を行っている企業は、かなり少なくなっていると言っていいでしょう。これは1980年代以降に個人情報関連の法律が整備されるに伴って、違法になるリスクが増してきたためです。

例外として、警備業界や金融業界では、現在でも前職調査が採用プロセスとして取り入れられている会社もあります。警備業界については『警備業法』という法律で、過去5年以内に犯罪歴がある人や依存性薬物の中毒者など、警備の業務に従事できないとされている条件があるため、その条件に当てはまっていないかをチェックする必要があります。また、職務内容の特性上、要人の警護や貴重品・現金の輸送を行うこともありますので「信用できる人物か」を調べるために前職調査が行われることがあるようです。

また金融業界では、業務の特性上、借金のある親族がいないか、どの程度資産を持っているかなどの身辺調査が行われてきました。最近ではそういった身辺調査はされなくなったものの、前職でお金に関するトラブルを起こしていないか？などを前職調査で確認されることがあります。

なぜ今、前職調査に注目が集まっているのか

法的リスクをともなう前職調査ですが、注目を集める理由もあります。代表的なものでは、

・新卒一括採用への依存度が低下し、中途採用で即戦力人材を獲得する需要が高まっている
・オンライン面接の増加により、人柄やスキルを見極める難易度が高まっている
・採用難の時代において、入社した社員の早期離職を防ぐ必要性が高まっている

などの理由があり、自社にマッチした人材を採用するために候補者の詳細な情報を取得する前職調査や身辺調査、リファレンスチェックなどの採用時の調査に注目が集まっています。

前職調査は法律的に違法か？

前述の通り、前職調査には法的なリスクが伴います。
『個人情報保護法第23条』には、個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない、と定められています。提供は禁じられているものの、その調査自体や業務を委託することは禁じられていないため、一般的に前職調査そのものは違法行為ではない、とされています。一方で、正しい個人情報の扱いに則って行わない場合には前職調査も違法行為になるリスクがあるので注意しなければなりません。

個人情報の取得には本人の同意が必要

まず、個人情報の取得には本人の同意が必要です。取得する前に候補者と個人情報取り扱い同意書などの書面を交わさなくてはいけません。こういった書面での同意なしに実施した場合は、個人情報保護法に抵触する可能性があります。

特に注意すべき「要配慮個人情報」

ヒアリングの内容次第で特に繊細に扱うべき事項として『個人情報保護法第2条』で定められる「要配慮個人情報」があります。「要配慮個人情報」は、人種・信条・社会的身分・病歴など、本人に対して不当な差別、偏見などの不利益が生じないように、その取り扱いを特に配慮すべき個人情報のことで、これを取得するには、原則本人の同意を得る必要があり、同意を得ていなかった場合は違法になります。

また、『職業安定法に基づく指針』でも、収集自体が禁じられている個人情報があります。この指針では、以下の情報については「次に掲げる個人情報を収集してはならないこと。ただし、特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合はこの限りでないこと。」として、基本的に収集を禁止しています。

・人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
・思想及び信条
・労働組合への加入状況
引用：厚生労働省『職業紹介事業にかかる法令・指針』

思想及び信条については、特定の宗教・政治団体が発行する新聞を購読しているか、LGBTかなどを調査するような行為はNGとなるでしょう。

個人情報の取り扱いは難しい

注意すべき点は前述の「要配慮個人情報」だけでなく、取得した個人情報が漏洩しないような対策を取る必要があるなど、個人情報の扱いは非常に難しくなっています。自社内でこれを行うには専門知識を持った人材が必要ですし、調査会社や興信所に外注するにはコストがかかります。こういった法的なリスクやその対策コストが増えたことで、前職調査は下火になっています。

前職調査をでどこまで調べられるのか

調べられるのは業務に関わる以下の内容

・保有スキル
・人柄
・応募書類に記載されている経歴が正しいかどうか
・前職での勤務状況
・健康に関する情報
・退職に関する事由

前職調査とリファレンスチェックの違い

前職調査と似たもので近年話題になっているのが「リファレンスチェック」ですが、この2つはどう違うのでしょうか？

リファレンスチェックとは、前職の同僚や上司など、候補者をよく知る人物からその人の人柄や仕事ぶりについての情報を得る採用手法です。

前職調査が事実確認を中心としたネガティブチェックとして行われる傾向が強いことに対して、リファレンスチェックは候補者のスキルや人となりのポジティブな側面も含めてレポーティングする点で色合いが異なります。

また、昨今普及が進むリファレンスチェックサービスは、個人情報保護の観点も加味した明朗なサービス設計になっている場合が多く、この点も探偵や興信所、信用機関が実施する従来的な前職調査と印象を分かつポイントになってます。

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前職調査を実施するメリット・デメリット

前職調査を行うメリット・デメリットを見ていきましょう。

メリット

候補者の申告内容についての真偽を確認できる点がメリットです。前職調査の時点で経歴詐称などが発覚すれば、そういったリスクのある候補者を採用せずに済みます。
法律的に内定を取り消すことは困難であるため、事前に正確な情報を取得し、候補者が自社にふさわしい人材かを見極めることは重要です。

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デメリット

先に紹介した通り、法に触れるリスクがあること、コストがかかること、そしてネガティブな面を洗い出されることを候補者が嫌い、調査を実施する企業への心象を悪くする可能性があること、などがデメリットとして挙げられます。このように、前職調査はメリットに比べてデメリットが多いので、自社で採用プロセスに取り入れることを検討している場合は、注意が必要でしょう。

前職調査を実施するタイミング

前職調査を実施するタイミングは、採用選考の後半、内定を出す前の時点がおすすめです。採用初期段階に実施すると対象人数が多くなりコストがかさみ、内定後に実施すると後述の通り、法律的に内定を取り消すことが難しくなるためです。

ただし、役員や管理職のような枠が少ない重要ポストを採用する際には、選考初期に実施してふるいにかける、という選択肢もあり得ます。また、内定後にどうしても気になるポイントがあったり、採用に反対する社内意見が出た場合などは、内定後に行って慎重に判断する、という選択肢もあります。

前職調査で経歴詐称や問題が判明した場合

前職調査で経歴詐称や問題が判明し、自社で採用する人材として不適切であると判断した場合、その後の選考への参加をお断りすることになるでしょう。

しかし、内定後の前職調査で詐称が判明した場合、内定を取り消すことの難易度は高くなります。内定とその承諾は条件付きの労働契約とみなされ、労働契約法が適用されます。そのため、客観的に見て合理的な理由がない内定取り消しは「解雇権の濫用」にあたり、無効となるのです。

（解雇）
第十六条　解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

引用元：『労働契約法第三章労働契約の継続及び終了』

内定を取り消された元候補者が訴訟を起こし、内定取り消しに相当する合理的な理由があるか否かを裁判で争った事例もありますので、前職調査は出来るだけ内定前に実施することが推奨されます。

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主流はリファレンスチェックに。エン・ジャパンの『ASHIATO（アシアト）』という選択肢

候補者のネガティブな面を強調しがちな前職調査より、経歴詐称などの重大な事実確認はできつつも、候補者の働きぶりや人柄のポジティブな客観的情報も取得できるリファレンスチェックに注目が集まっています。

エン・ジャパンが提供するリファレンスチェックサービスのASHIATOは、オンライン完結型で、スピーディーに第三者の意見を獲得でき、選考スピードを落とすことなく導入することができます。候補者の見極めのみならずオンボーディングにも寄与するASHIATO。まずはフォームからお気軽にお問い合わせください。

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