採用活動において、書類審査と面接を選考プロセスにしている企業も多いかと思います。しかし、提出書類も面接で示される内容もあくまで候補者の自己申告であり、必ずしも真実とは限らない……。この点を不安に思う採用担当者も多いでしょう。そのような不安の対策として行われてきたのが前職調査です。
本コラムでは前職調査の概要やリファレンスチェックとの違い、現在ではあまり行われなくなっている理由などを詳しく解説していきます。
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前職調査とは？
前職調査とは、中途採用の候補者が申告している情報が事実と合致しているか調査するものです。具体的には、職務経歴書に書かれている職歴やスキル、履歴書に記載されている学歴や資格などが事実と違いないかを確認していきます。主な手法としては、候補者の現職の勤務先に電話で直接問い合わせるなどがあり、採用担当が自ら行う以外に、調査会社や興信所に依頼して調査する場合もあります。
ただし、現在も前職調査を行っている企業は、かなり少なくなっていると言っていいでしょう。これは1980年代以降に個人情報関連の法律が整備されるに伴って、違法になるリスクが増してきたためです。
例外として、警備業界や金融業界では、現在でも前職調査が採用プロセスとして取り入れられている会社もあります。警備業界については『警備業法』という法律で、過去5年以内に犯罪歴がある人や依存性薬物の中毒者など、警備の業務に従事できないとされている条件があるため、その条件に当てはまっていないかをチェックする必要があります。また、職務内容の特性上、要人の警護や貴重品・現金の輸送を行うこともありますので「信用できる人物か」を調べるために前職調査が行われることがあるようです。
また金融業界では、業務の特性上、借金のある親族がいないか、どの程度資産を持っているかなどの身辺調査が行われてきました。最近ではそういった身辺調査はされなくなったものの、前職でお金に関するトラブルを起こしていないか？ などを前職調査で確認されることがあります。
前職調査を実施するタイミング
前職調査を実施するタイミングは、採用選考の後半、内定を出す前の時点がおすすめです。採用初期段階に実施すると対象人数が多くなるため、コストが膨らみます。また、内定後に実施すると法律的に内定を取り消すことが難しくなるためです。
くわえて、採用予定者からすると入社が確定していない状態で個人情報の調査を受けることは、決して気持ちのよいことではありません。あまりにも早い段階で前職調査をする場合、入社意思に悪影響を及ぼすリスクがあるでしょう。
ただし、役員や管理職のような枠が少ない重要ポストを採用する際には、選考初期に実施してふるいにかける、という選択肢もあり得ます。また、内定後にどうしても気になるポイントがある、採用に反対する社内意見が出るなどがあれば、内定後に行って慎重に判断する、という選択肢もあります。
なぜ今、前職調査に注目が集まっているのか
法的リスクをともなう前職調査ですが、注目を集める理由もあります。代表的なものは以下の3つです。
・新卒一括採用への依存度が低下し、中途採用で即戦力人材を獲得する需要が高まっている
・オンライン面接の増加により、人柄やスキルを見極める難易度が高まっている
・採用難の時代において、入 社した社員の早期離職を防ぐ必要性が高まっている
採用難易度が高くなっているなかで、自社にマッチした人材を採用するために候補者の詳細な情報を取得する前職調査や身辺調査、リファレンスチェックなどの採用時の調査に注目が集まっているのです。
前職調査とリファレンスチェックの違い
前職調査と似たもので、近年話題になっているのが「
リファレンスチェック」です。
リファレンスチェックとは、前職の同僚や上司など、候補者をよく知る人物からその人の人柄や仕事ぶりについての情報を得る採用手法です。
前職調査が事実確認を中心としたネガティブチェックとして行われる傾向が強いことに対して、リファレンスチェックは候補者のスキルや人となりのポジティブな側面も含めてレポーティングする点で色合いが異なります。
また、昨今普及が進んでいるリファレンスチェックサービスは、個人情報保護の観点も加味した明朗なサービス設計になっているものが多く、この点も探偵や興信所、信用機関が実施する従来的な前職調査と印象を分かつポイントになっています。
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リファレンスチェックとは？質問内容やメリット、実施のポイントを解説！前職調査の内容
前職調査を行う場合、どのような内容を調査するのでしょうか。一般的な調査内容を紹介します。
学歴や経歴、保有スキル
採用予定者が提出した履歴書や職務経歴書の記載内容、面接で聞いた情報に虚偽がないか確認する目的で、前職調査を実施するケースがあります。基本的に、企業は採用予定者に関する情報を本人からしか得られません。そのため、万が一のリスクを回避するために、情報が真実かどうか確認する狙いで前職調査を実施するようです。
勤務状況や人柄
以前の職場での勤務状況や仕事に取り組む姿勢、職場の人間関係などを調査します。仕事に対する姿勢や人との接し方を把握することで、職務の遂行能力や組織への適応力を事前に見極めることが目的です。採用する企業にとっては、入社後の勤務態度や業務の進め方、人間関係の構築に不安がない人材が理想なため、前職調査を行います。
健康状態
入社後の職務遂行に影響を与える可能性がある健康状態ではないか、過去の健康状態も含めて確認する ケースです。身体的な健康だけでなく、精神面の健康も仕事のパフォーマンスに影響することから、入社前に詳細を確認しておきたいという企業があります。デリケートな部分を含むため、面接で採用予定者も積極的に話しにくいことが考えられます。そのため、前職調査で懸念がないか調べるようです。
退職理由
面接で聞くことも多い一方で、本人の言葉だけで判断するのが難しいポイントが退職理由です。どのような経緯や理由で退職したかがわかれば、採用予定者の離職につながる動機や価値観を確認できます。そのため、書類や面接では確かめにくい部分の情報を求めて前職調査を行うケースがあります。
前職調査は合法だが注意が必要
前述の通り、前職調査には法的なリスクが伴います。『個人情報保護法第23条』には、個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない、と定められています。提供は禁じられているものの、その調査自体や業務を委託することは禁じられていないため、一般的に前職調査そのものは違法行為ではない、とされています。一方で、正しい個人情報の扱いに則って行わない場合には前職調査も違法行為になるリスクがあるので注意しなければなりません。 個人情報の取得には本人の同意が必要
まず、個人情報の取得には本人の同意が必要です。取得する前に候補者と個人情報取り扱い同意書などの書面を交わさなくてはいけません。こういった書面での同意なしに実施した場合は、個人情報保護法に抵触する可能性があります。
特に注意すべき「要配慮個人情報」
ヒアリングの内容次第で特に繊細に扱うべき事項として『個人情報保護法第2条』で定められる「要配慮個人情報」があります。「要配慮個人情報」は、人種・信条・社会的身分・病歴など、本人に対して不当な差別、偏見などの不利益が生じないように、その取り扱いを特に配慮すべき個人情報のことで、これを取得するには、原則本人の同意を得る必要があり、同意を得ていなかった場合は違法になります。また、『職業安定法に基づく指針』でも、収集自体が禁じられている個人情報があります。こ の指針では、以下の情報については「次に掲げる個人情報を収集してはならないこと。ただし、特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合はこの限りでないこと。」として、基本的に収集を禁止しています。 ・人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
・思想及び信条
・労働組合への加入状況
引用：厚生労働省『職業紹介事業にかかる法令・指針』
思想及び信条については、特定の宗教・政治団体が発行する新聞を購読しているか、LGBTかなどを調査するような行為はNGとなるでしょう。
個人情報の取り扱い自体に注意が必要
注意すべき点は前述の「要配慮個人情報」だけでなく、取得した個人情報が漏洩しないような対策を取る必要があるなど、個人情報の扱いは非常に難しくなっています。自社内でこれを行うには専門知識を持った人材が必要ですし、調査会社や興信所に外注するにはコストがかかります。こういった法的なリスクやその対策コストが増えたことで、前職調査は下火になっています。
前職調査で経歴詐称や問題が判明した場合
前職調査で経歴詐称や問題が判明し、自社で採用する人材として不適切であると判断した場合、その後の選考への参加をお断りすることになるでしょう。
しかし、内定後の前職調査で詐称が判明した場合、内定を取り消すことの難易度は高くなります。内定とその承諾は条件付きの労働契約とみなされ、労働契約法が適用されます。そのため、客観的に見て合理的な理由がない内定取り消しは「解雇権の濫用」にあたり、無効となるのです。
（解雇）
第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。
引用元：『労働契約法 第三章 労働契約の継続及び終了』
前職調査を実施するメリット
前職調査を行うメリットを見ていきましょう。
正確な情報をもとに見極めができる
前職調査により、選考結果の判断材料の正確性が担保されます。また、面接でのやりとりに虚偽やごまかしがないか確認できるため、採用予定者の人物面の見極めもしやすくなるでしょう。採用活動にくわえ入社手続きや福利厚生など、採用には多くのお金と時間がかかるからこそ、安心して雇用できる状態をつくれるのは大きなメリットといえます。
また、法律的に内定を取り消すことは困難であるため、事前に正確な情報を取得し採用予定者が自社にふさわしい人材かを見極めることは、非常に重要です。
採用後のリスクを低減できる
前職調査を実施するデメリット
続いて、前職調査を行うデメリットも見ていきます。
調査に手間やコスト、リスクが伴う
前職調査は、実施方法を間違えた場合、法律に触れるリスクがあります。また、採用担当者の手間や外部に調査を依頼する場合の費用も生じます。前職調査を実施する場合は、事前にリスクやコストを洗い出したうえで、本当に実施する必要性があるか判断することが書かせません。外部の会社に依頼する場合は、法令遵守ができている、信頼できる会社を選びましょう。
採用予定者にマイナスのイメージを持たれる
履歴書や職務経歴書、面接でのやりとりを信用されていないと感じられる可能性がある点もデメリットです。ネガティブな情報を調査されることで、採用予定者が心象を悪くしかねません。また、前職調査を実施していることが理由で応募を取りやめる求職者が出てくる可能性もあります。
前職調査を実施する場合の注意点
デメリットを考慮しても、前職調査を行う必要がある企業もあります。前職調査を実施する場合の注意点を紹介します。
実施のタイミング
先にも述べた通り、内定後に虚偽が発覚したとしても安易に内 定を取り消すことは難しいのが実情です。そのため、前職調査を実施する場合は内定を出す前のほうがいいでしょう。仮に内定後に発覚した場合は、内定取り消しに関するマイナスイメージだけでなく、新たに内定を出す人材を探すなど採用計画にも影響する可能性があることを頭に入れておくと安全です。
本人に許可を取る
個人情報保護法に違反しないよう、採用予定者の許可を得る必要があります。個人情報に関わるため法律面だけでなく倫理面でも慎重に進めなければなりません。そもそも前職調査にマイナスなイメージを持っている採用予定者もいると考えられるため、法律や倫理面で問題がなくても、心象が悪くなったり前職調査をしている企業という先入観が広まったりするリスクとどう付き合うか、慎重に判断することをおすすめします。
目的に合致した情報のみ扱う
あくまでも前職調査は採用予定者の仕事に関する情報を調べるものです。プライバシーや趣味、信条、宗教など、選考に関わらない情報は触れないようにしましょう。目的と外れる情報を調査した場合、個人情報保護法に抵触する可能性があるためです。
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