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リファレンスチェック・バックグラウンドチェックにかかる日数は?

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採用選考で候補者を見極めるために利用される「リファレンスチェック」や「バックグラウンドチェック」。実施する場合にはどのくらいの日数がかかるのでしょうか。

本コラムでは、リファレンスチェック・バックグラウンドチェックを行うメリットや、調査方法によって異なる必要日数について解説します。



リファレンスチェック・バックグラウンドチェックとは?

「リファレンスチェック」「バックグラウンドチェック」はどちらも採用調査の手法として使われる言葉ですが、それぞれ実施する目的が少し異なります。

「バックグラウンドチェック」は主に、採用すべきでない候補者を見極めるために行われます。候補者の経歴や身辺情報に虚偽がないかを、第三者機関の調査や、本人からの証拠書類の提出などにより確認します。通常の採用フローではわからないマイナス要素を検知するネガティブチェックの意味合いが強いと言えます。

一方、「リファレンスチェック」は、候補者と採用企業の相性を確かめるために行われます。過去に一緒に働いた同僚や上司などの推薦者から情報を取得し、経歴等の事実確認だけでなく、候補者の仕事ぶりや人柄などの側面も確認します。第三者の客観的な視点を取り入れることで、候補者についての理解を深め、職場とのミスマッチを未然に防ぐことができる採用手法です。

▼「リファレンスチェックとバックグラウンドチェックの違い」についてのより詳しい記事はこちら
バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違いとは? おすすめはどっち?


リファレンスチェック・バックグラウンドチェックを行うメリット

それぞれの調査には従来の採用フローの弱みを補完する様々なメリットがあります。

客観的な情報をもとに候補者を見極められる

書類選考や面接といった従来の採用方法では、候補者の主観をもとにした発言や、候補者自作の書類で、採用の是非を判断する必要がありました。面接官側も、断片的な情報を元に候補者を理解することは困難でしたが、これらの調査を行うことで、採用判断に必要な客観的な材料を収集し、採用の質を高めることができます。

採用によるリスクから企業を守ることができる

経歴詐称や、反社会勢力との繋がりの隠蔽は、企業にとって大きなリスクとなります。企業の収益や信用問題に影響する可能性があるためです。候補者が提示している内容に嘘がないことを確かめることで、採用で起こりうるトラブルを防ぐことができます。

また、アメリカなどでは「ネグリジェント・ハイヤリング(怠惰雇用)」という考え方があります。過去に犯罪などを起こしたことがある従業員が、再び同様の犯罪を起こした場合、採用前の調査を行わなかった企業側にも責任があるとする考え方です。日本でも同様の考えからリファレンスチェックやバックグラウンドチェックなどの採用調査を行っている企業もあります。

また、リファレンスチェックでは、面接ではわからない人柄や仕事ぶり、適したマネジメント方法など、入社後により活躍してもらうための情報を得ることができることもメリットです。


リファレンスチェック・バックグラウンドチェックの実施タイミング

リファレンスチェック・バックグラウンドチェック実施のおすすめのタイミングは、ずばり「最終面接前(内定前)」です。しかし、他のタイミングにもそれぞれのメリットがありますので以下でご紹介します。選考フローのどこで実施するかは、チェックの目的や後述する所要日数とあわせて検討する必要があるでしょう。

選考初期

選考初期段階でのリファレンスチェック(バックグラウンドチェック)を行えば、採用選考に参加する候補者の数だけ金銭的なコストが増えるデメリットがある一方、人柄やスキルが自社とマッチした人材のみを次の選考に進める助けとなり、その後の面接の時間や労力を節約できるメリットがあります。

最終面接前(内定前)

最もおすすめの実施タイミングは最終面接前です。面接前にリファレンスチェックの結果が手元にあれば、その内容を元に質問し、候補者のさらに詳細な情報や新たな一面まで深掘りすることが可能です。また、後述のようにリファレンスチェックの結果を理由に内定を取り消すことは難しいことも、内定前の実施をおすすめする理由です。

内定後

内定後もリファレンスチェックの実施は可能ですが、結果を理由とした内定取り消しは困難であることに注意が必要です。内定通知は労働契約と見なされるため、労働契約法が適用され、合理的な理由のない取り消し(解雇)は「解雇権の濫用」にあたるためです。
(解雇)
第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

引用元:『労働契約法 第三章 労働契約の継続及び終了

▼「リファレンスチェック後の内定取り消し」についてのより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックは内定前・内定後どちらで行うべき? 内定取り消しは違法?

内定後に実施する場合は、入社後のマネジメントやオンボーディングに活かすため実施するのがおすすめです。

▼「オンボーディング」のより詳しい記事はこちら
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▼「リファレンスチェックの実施タイミング」についてのより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックを行う最適なタイミングと質問内容を解説!


リファレンスチェック・バックグラウンドチェックの所要期間


リファレンスチェック・バックグラウンドチェックにかかる日数は、調査の内容や手法により異なります。目的に応じて、調査方法を検討する必要があります。

採用企業が自社で調査する場合

SNSの確認やインターネット上の情報の調査であれば1~2日ほどで終わりますが、経歴の照合や、勤務態度の確認等を行う場合は、第三者へのヒアリングが発生するため、より時間がかかる可能性があります。

候補者が過去に勤務していた企業に電話をかけてインタビューをする場合、電話自体はスムーズに行えば数十分程度で実施できますが、その前後で

・インタビューの質問項目検討
・インタビューの交渉・日程調整
・インタビューの実施
・社内共有用の資料作成

等の作業が発生します。また、リファレンスチェックのプロではない担当者が質問項目を設計したり、調査交渉を行ったりすることは難しく、欲しい情報をうまく得られない場合もあります。

調査会社に依頼する場合

調査会社毎に所要期間は異なりますが、2日から1週間程度が目安となります。現地調査や、関係者調査など第三者への聞き込みが必要な項目がある場合は、時間がかかる場合が多いです。

候補者から提出してもらった在籍証明書や、退職証明書、卒業証明書の真偽を関係機関に確認したり、職歴期間の整合性について周囲の人物への聞き込みを行ったりします。調査会社によっては、SNSや独自のデータベースを用いて調査する場合もあります。

第三者サービスに依頼する場合、調査の結果は報告レポートにまとめて提出されるため、自社で行う作業は少量で済むことが多いです。

リファレンスチェックサービスを利用する場合

リファレンスチェックに特化したオンラインサービスの場合は数日で結果を得られるものがあります。調査項目や報告内容はサービスによりある程度絞られますが、調査会社への依頼に比べ、より簡易に調査を行うことができます。

エン・ジャパンの「ASHIATO」の場合は、候補者への依頼は必要な情報の登録は5分程度で完了し、推薦者からも平均3営業日以内に回答をいただいています。採用企業側で必要な作業は、候補者の基本情報登録と、候補者への事前連絡のみです。

リファレンスチェックやバックグラウンドチェックを初めて実施する場合は、知りたい情報を得るための質問設計にも時間がかかるため、早めに準備を始める必要があります。期間短縮の観点からも、ノウハウを持つ企業が運営するオンライン完結型サービスに注目が集まっています。


リファレンスチェック・バックグラウンドチェックの選考フローへの影響

リファレンスチェック(バックグラウンドチェック)に必要な日数は数日〜1週間程度ですので、選考フローへの大きな時間的な影響はありません。選考をできるだけスピーディに進めたいという場合は、オンライン完結で企業の手間が少なく、3日程度で終了するリファレンスチェックサービスの利用がおすすめです。

元々海外では95%以上の企業が実施するリファレンスチェックですが、コロナ禍でオンライン面接が増えたことも後押しとなり、日本企業でも導入が加速しています。

エン・ジャパンが運営するリファレンスチェックサービス「ASHIATO」でリファレンスチェックを経験したことがあるビジネスパーソン200名を対象に実施した調査では、6割弱が「リファレンスチェックは転職者にとってもメリットがある」(メリットがある:17.0%、どちらかというとメリットがある:41.0%)と回答し、7割強が、「企業の選考フローにリファレンスチェックが必要」(必要:17.5%、どちらかというと必要:49.5%)と回答しました。

リファレンスチェックは、転職者にとってもメリットがあると思いますか?
(n=200・単一回答方式)

 あなたは企業の選考フローにリファレンスチェックが必要だと思いますか?
(n=200・単一回答方式)

引用元:ASHIATO調べ『リファレンスチェックに関する意識・実態調査(転職者編)

企業での導入が進むにつれて、リファレンスチェックを経験したことがある転職者が増え、選考フローに含まれることがより一般化していくと考えられます。


『ASHIATO(アシアト)』を利用して短期間でリファレンスチェックを


本コラムでは、リファレンスチェック・バックグラウンドチェックの言葉の意味や実施のメリットともに、調査方法によって異なる日数について解説しました。

調査は採用企業が自社で行うこともできますが、実際に行う場合はやはり、専門性の高い第三者である調査会社やオンラインサービスを利用することがおすすめです。中でも、候補者の同意や推薦者の回答、回答をまとめたレポート報告までオンライン上で完結できるリファレンスチェックサービスは、他の方法と比べてかかる時間も手間も減らすことができます。

エン・ジャパンが提供するリファレンスレポートサービス「ASHIATO」は、調査前に行う候補者データの入力は約5分で完了し、推薦者に回答を依頼してからレポートを回収するまでの日数は平均3日とスピーディーに調査を行うことができます。推薦者からのレポート回収率も約90%(2021年8月時点)と高い値で、回収率を高めるためのノウハウ提供も行っています。また、入社前のミスマッチ防止だけでなく、入社後の研修内容や配属先の検討にも役立つ情報を収集・分析することで、活躍や定着率向上にも寄与します。

「ASHIATO」は2020年10月のサービス開始後、様々な業種の採用でご利用いただき、約1年で導入企業が300社を突破しました。効率的にリファレンスチェックを実施したい人事ご担当者様は、まずはフォームからお気軽にお問い合わせください。


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ASHIATO編集部

この記事を書いた人

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