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リファレンスチェックを行う最適なタイミングと質問内容を解説!

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採用選考で用いられるリファレンスチェックですが、チェックの目的や状況によって行うべきタイミングは異なります。本コラムでは、リファレンスチェックを行う最適なタイミングについて、実施の目的、よくある質問内容、について解説します。



リファレンスチェックとは何か?

「リファレンスチェック」とは、採用選考において企業が「候補者の前職の上司や部下、同僚、取引先など(推薦者)に候補者の過去の仕事ぶりや人柄、経歴などについて照会すること」です。候補者をよく知る人からの客観的な情報を取得することで、採用のミスマッチを防止したり、入社後の配属や研修に役立てたりすることができます。

リファレンスチェックは、海外の採用では一般的に実施されており、日本でも以前から外資系企業では行われることが多く、その流れが国内の日系企業に広がってきています。最近では、言外のニュアンスが読み取りづらいオンライン面接の活用が増えたことで、情報を補足する手段としても注目が高まっています。

企業がリファレンスチェックを実施する目的

企業が採用選考でリファレンスチェックを実施する目的は様々ありますが、代表的な3つをご紹介します。

採用のミスマッチを未然に防ぐ

従来の採用選考で行われる書類選考や面接だけではわからない候補者本人の人柄や働きぶり、業務の進め方などについて、リファレンスチェックで情報収集することで、採用のミスマッチを未然に防ぎます。

経験やスキルなどについても客観的な情報が得られるので、自社の求める人材要件を満たしているか、改めて確認することができます。採用のミスマッチを防ぐことは、早期離職を減らすことにも繋がります。

候補者が申告していない情報を確認する

リファレンスチェックを行うことで、候補者が申告していない情報を得られることもあります。経歴詐称や業務実績の誇張、トラブルによる退職を隠す、といった行為を発見することで、企業側のリスクや採用ミスマッチを回避し、公平な選考を行うことができるでしょう。また、リファレンスチェック実施を事前に伝える場合はそういった行為の抑止力にもなります。

入社後の配属先や研修内容の決定に役立てる

リファレンスチェックで候補者の前職での対人関係や、相性の良いマネジメントスタイルなど、適した仕事環境について推薦者に問い合わせることで、入社後の配属先や研修・オンボーディングの方針決定に役立てることができます。

配属先の上司や同僚とのミスマッチを減らし、入社後のフォローを適切に行うことで中途社員の定着を促進します。

リファレンスチェックはどのタイミングで行うのか?



リファレンスチェックを実施するために必要な期間は調査方法によって異なります。オンラインサービスを利用する場合は数日、調査会社を利用する場合は約1週間程度のケースが多いです。

また、採用選考フローの中でリファレンスチェックを実施するべきタイミングも、目的や状況によって異なります。最終面接の前がおすすめですが、他にも様々なタイミングがあります。

選考の初期段階

経験やスキルだけでなく、人柄重視の採用を行うために選考の初期段階で実施することで、自社のカルチャーや雰囲気に合う人材のみを選考の対象とすることができます。

多くの人材を対象にする分、初期のリファレンスチェックコストは増えてしまいますが、より自社にマッチした人材のみを次の選考に進めることで、以降の面接の時間・労力を減らすことができるでしょう。

最終面接前

リファレンスチェックを実施するおすすめのタイミングは「1次面接後、2次面接(最終面接)前」です。書類や適性検査、1次面接において候補者について知った後で、確認したい情報や把握しきれなかったことについてリファレンスチェックで推薦者に問い合わせ、取得した情報をもとに最終面接をすることで、より精緻に候補者の見極めを行うことができます。

また、内定を出すよりも前の段階で実施することで、このあと述べる「内定取り消しが解雇権の濫用にあたるリスク」を避けることができます。

内定の前後

面接などの選考終了後、内定の前後での最終確認としてリファレンスチェックを行うこともできます。また、マネジメントの参考にするためという理由で入社前後に実施することもあります。

ただし、内定後にリファレンスチェックを行い、内定を取り消すと「解雇権の濫用」にあたる場合があることを知っておく必要があります。

解雇)
第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

引用元:『労働契約法 第三章 労働契約の継続及び終了


内定も労働契約とみなされるため、労働契約法が適用されます。解雇権の濫用にあたるとして裁判になり、解雇が無効になったり、慰謝料や賃金相当額などの損害賠償を求められたりすることもあります。リファレンスチェックで候補者に懸念を感じても、客観的に見ても合理的な理由がない場合の内定取り消しはおすすめできません。

もし、最終選考を終えた候補者になんらかの懸念を感じていたり、採用するかどうかの評価や判断が人によって分かれている場合は、内定を出す前にリファレンスチェックを実施することをおすすめします。

リファレンスチェックの代表的な質問


前職の上司や部下、同僚、取引先などの「推薦者」に回答してもらう質問は、リファレンスチェックの目的や採用予定の役職・職種によっても異なりますが、以下で代表的な例をご紹介します。

勤務状況や勤務態度について

・役職と在籍期間を教えてください。
・遅刻や欠勤など、勤怠が乱れることはありましたか?
・遅刻や欠勤をした際の理由はどんなものでしたか?

対人関係や人物像について

・上司や部下、周りの同僚とのコミュニケーションはいかがでしたか?
・仕事をする上で相性の良かった人、悪かった人はどんな人物ですか?
・また一緒に働きたいと思いますか? その理由も教えてください。

スキルや実績について

・業務の内容について詳しく教えてください。
・一番評価している実績はなんですか? 具体的に教えてください。
・マネジメントをしていた人数と、マネジメントスタイルを教えてください。

必要なタイミングで使える『ASHIATO(アシアト)』の
リファレンスチェック

本コラムでは、リファレンスチェックの目的やよくある質問内容とともに、チェック実施の最適なタイミングについて解説しました。必要なタイミングでリファレンスチェックを行うためには、短い期間でなるべく簡単に実施できる方法を利用するのが理想的です。

エン・ジャパンのリファレンスレポートサービス「ASHIATO」は、採用選考中の様々なタイミングでの活用を想定したサービスです。採用企業での候補者情報登録などは1人当たり約5分、推薦者からの回答は平均3営業日以内と、採用選考のスピードを落とさずにリファレンスチェックを取り入れることができます。

2020年10月にサービスを開始し、様々な業種の採用活動でご活用いただている「ASHIATO」は、約1年で導入企業300社を突破いたしました。最適なタイミングで実施可能なリファレンスチェックサービスをお探しの人事ご担当者様は、まずはフォームからお気軽にお問い合わせください。


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ASHIATO編集部

この記事を書いた人

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