リファレンスチェックとは？
「リファレンスチェック」という言葉自体を聞き慣れない方に向けて、まずはリファレンスチェックとは何かを説明していきます。
前述のとおり、リファレンスチェックとは、主に中途採用において、候補者の企業とのマッチ度を見極めるために、前職の同僚や上司に対して、働きぶりや業務内容をヒアリングする採用手法です。面接や面談では得られない、第三者の客観的な視点での情報を得られるため、入社後の働きぶりや活躍のイメージ、会社の価値観や周囲のメンバーとの相性などを判断するために活用されています。
海外では約95％の企業がこのリファレンスチェックを採用時に導入しており、正社員に限らず、アルバイトの採用時も活用されているほど主流になってきています。日本においても、コロナをきっかけに採用活動のオンライン化が促進する中で、リファレンスチェックの注目度が上昇しています。
リファレンスチェックとバックグラウンドチェック（採用調査）の違い
採用担当者の中には、「リファレンスチェック」と「バックグラウンドチェック（採用調査）」との違いにピンと来ない方もおられるでしょう。どちらも採用に向けての調査であることに違いはありませんが、本質的な目的に大きな違いがあります。
リファレンスチェックとバックグラウンドチェック（採用調査）の違い
リファレンスチェックの大きな目的は、経歴詐称の確認とともに、「採用候補者と採用企業との相性や、期待したい役割へのフィット度合い」を確認することに重点を置かれています。
前職での実績や、勤務態度、お人柄など、書類や面接だけでは判断しにくい部分を補完するという役割も兼ねています。
一方で、バックグラウンドチェック（採用調査）は、経歴詐称だけではなく「学歴」「犯罪歴」「破産歴」「反社チェック」「訴訟記録」などの調査も含めて、幅広く行われます。
信用調査のような、採用企業の不利益になる人物かどうかを事前に把握することが主な目的と言えるでしょう。採用企業自身で実施するケースはほとんどなく、調査会社へ委託することが一般的です。
>バックグラウンドチェックの具体的な実施フローや調査項目などについては、以下の記事で詳しく解説しています。
リファレンスチェックよりバックグラウンドチェック（採用調査）は違法性が高い
バックグラウンドチェック（採用調査）は、調べる内容が業務と関わりのないプライベートなものにも及ぶため、違法性が高いケースがあります。
採用する立場からすれば、犯罪歴や訴訟記録を知りたいと考えるのも当然のことでしょう。
しかし、職業安定法5条の4第1項では、「業務の目的達成に必要な範囲内」でしか個人情報の収集は認められていません。バックグラウンドチェック（採用調査）で収集する個人情報は、業務とは無関係なものが少なくないため、違法性が高いとされます。
以上から、バックグラウンドチェック（採用調査）を実施する場合は、専門サービスを利用することを推奨します。
リファレンスチェックを実施するメリットとは？
リファレンスチェックの最大のメリットは「候補者と企業のミスマッチを減少させること」と言えるでしょう。採用でミスマッチが発生した場合、候補者にとってはもちろんですが、企業側にとっても大きな損失を生んでしまうことになります。例えば1人の社員を採用できたが、入社後3ヶ月で離職してしまった場合、187.5万円の損失が発生するという試算もあります。採用には時間もコストもかかるため、どんなに優秀な人を採用できても、早期退職してしまうと大きな損失を生んで しまうのです。
ではなぜリファレンスチェックがミスマッチを減少させられるのでしょうか。その理由は、主に以下の2つです。
1.候補者の伝達精度が向上する
採用の場において、候補者が自分をよく見せたいという気持ちから、履歴書や職務経歴書に事実と異なる内容や誇張した実績を記してしまうことがあります。
これらはいき過ぎた場合「経歴詐称」になりますが、本人が記載した書類とリファレンスチェックによってヒアリングした内容を照らし合わせることで、この経歴詐称を発見できる可能性が高まります。また、そもそも虚偽記載の抑止となることも、リファレンスチェックのメリットと言 えるでしょう。
また、候補者が自身の実績やスキルを十分にアピールしきれなかった場合でも、リファレンスチェックによるヒアリングで本人がアピールできなかった実績を正しく把握できることもあります。
2.採用側の見極め精度が向上する
リファレンスチェックは、面接官の主観に過度に依存することを防ぎ、客観的なインタビュー情報を活用できる点で、採用の見極め精度向上に寄与します。
また、昨今増加するオンライン選考では、候補者の表情やしぐさ、雰囲気が伝わりにくく、そもそも選考で得られる情報量が不足することが問題視されていますが、多角的な質問で構成されたリファレンスチェックを導入することで、質の高い客観情報を数多く取得でき、このこともまた見極め精度向上に繋がります。
エン・ジャパンが2024年7月に、リファレンスチェック導入企業200社の人事担当者に行ったアンケートを見ても、スキルの確認や、面接時評価とのギャップの確認に利用されていることがわかります。
実際にリファレンスチェックを実施する場合、どのような質問をすれば良いのかわからない方も多いでしょう。
よく利用されるリファレンスチェックの質問例は次の通りです。いずれも、ともに働く上で相性の良い人物かどうかを確認するため、勤務態度や人柄に重点が置かれます。
【リファレンスチェックの質問例】
・候補者の当時の業務内容はどのようなものだったか
・周囲とのコミュニケーションはどうだったか
・候補者の強み・長所と弱み・短所は何か
・ハラスメントや勤怠の乱れなど問題行動がなかったか
・機会があればまた候補者と一緒に働きたいと思うか
リファレンスチェックでは候補者の情報をどこまで収集できるか？
リファレンスチェックは、採用ミスマッチ防止を目的に、採用候補者をよく知る上司や同僚などからヒアリングをする選考プロセスです。
一緒に働いたことのある上司や同僚を推薦者とし たヒアリングのため、推薦者が知りうる情報が全てとなり、主に次の情報を取得可能です。
【リファレンスチェックで取得可能な情報】
・職歴や経歴
・人物像
・職務能力や実務スキル
・退職理由
・ハラスメントなど問題行動の有無
・候補者が活躍するための配慮事項
職歴や学歴はもちろん、候補者の実績やスキル、前職でのハラスメント有無だけではなく、入社後によりパフォーマンスを発揮していただくために採用企業側が事前に把握しておいた方が良いことなどに関しても確認する場合があります。
採用前の見極めから、入社後のオンボーディングまでリファレンスチェックで得た情報を活用することができます。
【注意点】職業安定法では採用調査における収集情報に規制がある
公正な採用選考を目的に、職業安定法では差別につながる可能性のある信仰や本籍地などの情報取得は、原則として認められていません。
具体的には、
職業安定法第5条の4（求職者等の個人情報の取り扱い）の指針で、次のとおり制限されています。
・人 種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
・思想及び信条
・労働組合への加入状況
リファレンスチェックは違法か？
リファレンスチェックは個人情報を扱うため、実施を検討する際、違法性がないか不安に思う方も多いかもしれません。ここでは、リファレンスチェックの適法性と、実施する上で押さえておくべき法律を説明します。 リファレンスチェック実施自体に違法性はない
前提として、リファレンスチェック自体を禁止する法律はありません。上述のように、適切に行われる採用調査は候補者にとってもメリットのあるものであり、正しい範囲内で行われる限りは違法ではありません。
しかし、個人情報保護やプライバシー保護と関わりが深い調査で あることもまた事実です。リファレンスチェックを自社内で実施する場合、または外部委託する場合を問わず、法に抵触するリスクがない実施方法であるかを慎重に吟味する必要があるでしょう。
リファレンスチェック後の内定取り消しには合理的な理由が必要
採用候補者に内定通知を行っておきながら、リファレンスチェックを理由に内定を取り消すことは、労働契約法に抵触する可能性があります。
そもそも雇用契約は、採用候補者に内定通知を行った時点で成立しているものと法律的には解されています。なぜならば、採用候補者は内定通知を受けた時点で、現在勤めている会社の退職準備や他企業の選考辞退などを進めるためです。
そのため、内定取り消しは「解雇」にあたり、労働契約法16条における「解雇権の濫用」についての規定が適用される可能性があります。
上記から、リファレンスチェックの結果を踏まえて、一度内定を出した候補者に対して内定の取り消しを行いたい場合、慎重な検討が必要になります。内定も労働契約とみなされるため、合理的な理由がない場合は解雇権の濫用にあたる可能性があるからです。
（解雇）
第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上 相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。
引用元：『労働契約法 第三章 労働契約の継続及び終了』
▼「リファレンスチェックの内定取り消し」のより詳しい記事はこちら
同意を得ないと個人情報保護法に抵触することも
法律では、リファレンスチェックそのものは禁止されていません。しかし、リファレンスチェックで扱う情報は個人情報を含むため、関係者への同意を得ないまま実施してしまうと、個人情報保護法に抵触する場合があります。
そのため、リファレンスチェックを実施する際は、利用目的や範囲を説明した上で、候補者からの同意を必ず得るようにしましょう。もし事前に説明した 利用目的や範囲を超えて情報を扱いたい場合は、再度本人への説明と同意獲得が必要です。
特に、採用候補者本人に差別や偏見などの不利益が生じないよう、「要配慮個人情報」の取り扱いは注意が必要です。
この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
引用元：『個人情報保護法 第二条』
また、個人情報保護法には「第三者提供の制限」があるため、本人の同意なく第三者に提供することは禁じられています。この法律は、リファレンスチェックを実施する側ではなく、リファレンスチェックの回答を行う前職の企業などが遵守する必要があるものになります。そのため、本人の同意が無い場合は回答に応じてもらえないので注意が必要です。
個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しては ならない。
引用元：『個人情報保護法 第二十七条（第三者提供の制限）』
▼「リファレンスチェックの同意と個人情報保護」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックを違法性なく実施するための注意点
ここまで、注意すべき法律をご紹介してきましたが、これらの法律に抵触することなく、違法性なくリファレンスチェックを行うための注 意点をまとめていきます。
同意を得た上で実施する
前述のとおり、個人情報保護の観点からリファレンスチェック実施前には、利用目的と情報の使用範囲を候補者に伝達し、実施に関して同意を得る必要があります。
また同意を得る際には、候補者が持つリファレンスチェックへの抵抗感や不安感に注意することも、リファレンスチェックが一般化していない日本においては大切でしょう。候補者が在職中に転職活動をしている場合は特に、その活動を上司や同僚に知られたくない、頼める人がいない、となる可能性もあります。
中にはリファレンスチェックを拒否したいと言われてしまうケースもあるでしょう。そういった場合は、あらかじめ指定した推薦者以外でリファレンスチェックを依頼できる相手がいないかを、候補者に検討してもらうという選択肢もあります。
なお、採用企業がリファレンスチェックを調査会社に外部委託する場合、調査会社へ個人情報を提供することにも同意を得なければなりません。
企業自身で実施する場合と外部委託する場合のいずれのケースであっても、採用候補者から得た同意は必ず文書などで保管することをお勧めします。
>【無料ダウンロード】リファレンスチェックを網羅的に解説した全100ページを超える資料をご用意しています。
>採用候補者へのリファレンスチェックの依頼については、こちらも参考にご覧ください
内定前にリファレンスチェックを実施する
前述のとおり、労働契約法の観点から、内定を出した後にリファレンスチェックを実施し、その結果を受けて内定を取り消すには、合理的な理由が必要になります。
そのため、トラブルを避けるためにも、リファレンスチェックを実施するタイミングは「内定前」にすることを推奨します。
情報の取り扱い方法を定める
リファレンスチェックで取得した情報は個人情報保護法の規定に沿った取り扱いが必要となります。
社内の認識が統一されていないことによって、個人情報保護法に抵触してしまうリスクを避けるため、社内体制や情報の取り扱いに関するルールの整備と認識統一を徹 底して行うことを推奨します。
リファレンスチェックの情報は、採用に関わる部署だけでなく、オンボーディングに関わる部署など幅広く取り扱われる可能性が高いため、社内体制の整備を進めてから実施するようにしましょう。
リファレンスチェックで取得してはいけない質問に注意する
面接と同様に、適性と能力に関係がない事項をヒアリングすることは就職差別につながる可能性があるので、注意が必要です。
厚生労働省の「校正な採用選考の基本」には、次のように定められています。
＜a．本人に責任のない事項の把握＞
・本籍・出生地に関すること （注：「戸籍謄(抄)本」や本籍が記載された「住民票(写し)」を提出させることはこれに該当します）
・家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）
・住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近隣の施設など）
・生活環境・家庭環境などに関すること
＜b．本来自由であるべき事項（思想・信条にかかわること)の把握＞
・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条などに関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合（加入状況や活動歴など）、学生運動などの社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること
リファレンスチェックを断られた場合の対処法
候補者の同意を得られず、断られてしまった場合は、どのように対処すれば良いでしょうか。リファレンスチェックの拒否は、1つの意思表示にはなりますが、それをどう評価するかは企業の判断になります。
リファレンスチェックを断られた場合は、一律「問題あり」と判断するのではなく、拒否する背景に寄り添って柔軟に対応しましょう。
リファレンスチェックを拒否される理由としては、例えば下記のようなことが考えられます。
・リファレンスチェックについて理解がなく、依頼されたことに不信感がある
・在職中に転職活動を行っており、上司や同僚に転職活動中であることを知られたくない
・回答を依頼できる上司や同僚がいない
・応募書類や面接で誇張して伝えてし まっているため、リファレンスチェックでの虚偽発覚を恐れている
理由によっては、リファレンスチェックの回答を依頼する人の選択肢を広げてもらうなど、企業側も柔軟に対応することが大切です。
>【無料ダウンロード】リファレンスチェックを網羅的に解説した全100ページを超える資料をご用意しています。
>採用候補者へのリファレンスチェックの依頼については、こちらも参考にご覧ください
リファレンスチェック大全何らかの事情で、候補者から拒否された場合、次のような対処方法も検討できるでしょう。
提出書類を工夫する
上司や同僚以外であっても、リファレンスチェックの依頼が困難な場合、他の方法として提出書類を工夫することがあげられます。
候補者から以下のような書類を貰い受けることで、リファレンスチェックの目的の一つである経歴詐称の判断に役立てることができます。
・退職証明書
・雇用保険被保険者証
・卒業証明書
・源泉徴収票
・年金手帳
これらの書類を提出してもらうことで、前職や学歴の真偽を一定の範囲で確認することが可能です。
違う方法で候補者の情報を取得する
経歴詐称以外の目的で、リファレンスチェックによらない方法は、次の手段が効果的です。
・採用面接の工夫
・適性テストの実施
採用企業の企業風土や行動規範など、候補者とのマッチ度合いを確認するなど採用面接を工夫することで、採用ミスマッチの防止に役立てることが可能です。
候補者の適性が採用企業のカルチャーや組織に合うかを確認する手段として、適性テストを実することも効果的でしょう。
>以下の記事では構造化面接のポイントを解説しています。
リファレンスチェックを外部委託、またはオンラインサービスを選定する際の注意点
リファレンスチェックを外部に委託したり、オンラインサービスを活用する場合、調査会社や運営会社が法律を正しく理解して調査を実施しているか、チェックする必要があります。
個人情報保護法においても、委託元である企業の「委託管理責任」が明記されています。
個人情報取扱事業者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
引用元：『個人情報保護法 第二十五条（委託先の監督）』
委託先の瑕疵で、本来取得してはいけない個人情報を取得したり、情報管理に不備があった場合でも、採用企業の責任が問われる可能性があります。委託先のコンプライアンス体制、調査業務の実績、上場の有無、プライバシーマークのような第三者認証を取得しているか、といったセキュリティや信頼性の観点を慎重に見極める必要があるでしょう。＞リファレンスチェックサービスの選び方については
こちらの資料をご覧ください
ここまで解説してきた内容をさらに詳しい資料にまとめています。
無料でダウンロードしていただけますので、ぜひ併せてご覧ください。
リファレンスチェックなら『ASHIATO（アシアト）』
本コラムでは、リファレンスチェックの違法性の有無や、実施の際の注意点を説明しました。リファレンスチェックで扱う情報は個人情報にあたるため、関連する法律をしっかりと理解し、違法性なく進めるために注意すべき点や整備しておくべき事項があります。リファレンスチェックを実施する手段として、自社で全てを実施する方法と、第三者の調査会社やオンラインサービスを利用して実施する方法の、大きく2パターンがありますが、違法性を排除し、スムーズに実行するためにも、ほとんどの作業を代行することが可能な第三者機関のサービスを利用するのがおすすめです。採用大手エン・ジャパンが運営するオンライン完結型サービスASHIATOには、以下のような、適法性や信頼性を担保する特長があります。・プライバシーマークを保有し外部機関による脆弱性診断を実施済み・候補者・推薦者双方の個人情報保護も当社 が代行・関係者だけがレポートを閲覧可能にするなど、細かな権限管理が可能既に5,000社
以上の多種多様な業種への導入実績があるASHIATO。サービスに関するご質問、デモ視聴のご希望など、フォームからお気軽にお問い合わせください。▼関連記事・
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