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勝手にリファレンスチェックするのは違法? 許可のない実施の法的リスクと注意点

お役立ちコンテンツ公開日

採用候補者の情報について前職の上司や同僚について確認するリファレンスチェックは、候補者の同意なく、勝手に実施することはできません。本コラムでは、勝手にリファレンスチェックを行ってはいけない理由や法律上の注意点、拒否された場合の対策についてご紹介します。



リファレンスチェックは勝手に実施できる?


リファレンスチェックとは、採用のミスマッチ回避のために「採用候補者の客観的に見た仕事ぶりや実績、人柄について前職の上司・同僚・部下・取引先などに照会すること」です。

リファレンスチェックを実施する場合は個人情報保護法への抵触を避けるため、採用候補者に利用目的を説明し、同意を得る必要があります。リファレンスチェック自体は違法ではありませんが、勝手に実施すると法に抵触する恐れがあります。


リファレンスチェックを許可なく実施したい背景

そもそも、許可なくリファレンスチェックを実施したいと考える企業が存在するのはなぜでしょうか? 主な事情を2つご紹介します。

調査の実施を拒否されたくない

許可なく実施したい背景の1つは、リファレンスチェックに対して候補者や推薦者(リファレンスチェックの回答者)がネガティブなイメージを持っていることを懸念し、「実施拒否されることを避けるために許可なくやってしまいたい」という思惑が考えられます。さいあく選考辞退につながるリスクまで考えて、許可なく調査してしまおう、と考えるケースもあるでしょう。

候補者が秘匿する情報を知りたい

許可なくリファレンスチェックを実施することで、候補者が隠したい、あるいは詐称したい情報を暴けるのではないか? と考える採用担当者もいるかもしれません。しかし、同意なく実施することは法に抵触しますし、企業コンプライアンスの強化が叫ばれる昨今において、このようなリスクのある採用活動は企業活動の命取りになり得ます。


違法なリファレンスチェックを防ぐために注意すべき法律など

リファレンスチェックを行う時に注意すべき法律は、個人情報保護法などいくつかあります。

個人情報保護法

リファレンスチェックで調査する内容には個人情報が含まれているため、候補者本人に利用目的を説明し、
同意を得ないと個人情報保護法に抵触する恐れがあります。

「人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実」などの要配慮個人情報の取り扱いには
特に配慮が必要です。
この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

引用元:『個人情報保護法 第二条

また、個人情報保護法には「第三者提供の制限」があります。
個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

引用元:『個人情報保護法 第二十三条(第三者提供の制限)

本人の同意を得ていない場合、同意なしに個人データの提供はできないという理由で問い合わせ先の企業にリファレンスチェックへの協力を断られてしまうでしょう。

職業安定法

職業安定法の中でも個人情報の取り扱いについて定められています。リファレンスチェックを行う際は、目的に必要な範囲の情報のみを調査するようにしましょう。
公共職業安定所、特定地方公共団体、職業紹介事業者及び求人者、労働者の募集を行う者及び募集受託者並びに労働者供給事業者及び労働者供給を受けようとする者(次項において「公共職業安定所等」という。)は、それぞれ、その業務に関し、求職者、募集に応じて労働者になろうとする者又は供給される労働者の個人情報(以下この条において「求職者等の個人情報」という。)を収集し、保管し、又は使用するに当たつては、その業務の目的の達成に必要な範囲内で求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。ただし、本人の同意がある場合その他正当な事由がある場合は、この限りでない。

引用元:職業安定法 第五条の四

労働契約法(解雇権の濫用)

内定承諾後にリファレンスチェックを実施する場合「解雇権の濫用」にあたる内定取り消しを行わないように注意が必要です。
(解雇)
解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

引用元:『労働契約法 第十六条

内定も労働契約とみなされるので、合理的な理由がない内定取り消しは「解雇権の濫用」にあたります。内定後にリファレンスチェックを実施し、その内容によって内定を取り消すことは、重大な理由が無い限り避けるべきでしょう。

就職差別の防止

こちらは法律ではありませんが、厚生労働省から「公正な採用選考の基本」として、採用選考時に配慮すべき事項が示されています。
<a.本人に責任のない事項の把握>
・本籍・出生地に関すること (注:「戸籍謄(抄)本」や本籍が記載された「住民票(写し)」を提出させることはこれに該当します)
・家族に関すること(職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など)(注:家族の仕事の有無・職種・勤務先などや家族構成はこれに該当します)
・住宅状況に関すること(間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など)
・生活環境・家庭環境などに関すること

<b.本来自由であるべき事項(思想信条にかかわること)の把握>
・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条に関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合に関する情報(加入状況や活動歴など)、学生運動など社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

引用元:『厚生労働省 公正な採用選考の基本 (3)採用選考時に配慮すべき事項

以上のような「本人に責任のない事項」「本来自由であるべき事項」をリファレンスチェックで把握することは、就職差別につながる恐れがあるため避けましょう。

▼「リファレンスチェックの違法性」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックは違法? 合法? 導入時に注意すべき点を解説


リファレンスチェックの同意を得るためには?


採用候補者から同意を得るためには、リファレンスチェックを実施する目的や意義をしっかり説明することが大切です。

リファレンスチェックにネガティブなイメージを持っている方もいらっしゃるかと思いますが、企業にとってのリスクを回避するためだけの調査ではありません。書類や面接だけでは見ることができない客観的な情報をポジティブな面も含めて収集することで、お互いにとって不利益な採用のミスマッチを防いだり、入社後の研修内容や配属先を決めるために利用したりすることができます。

自社がなぜリファレンスチェックを実施するのか、候補者に丁寧に説明し、納得を得たうえで同意をもらいましょう。

▼「リファレンスチェックの同意取得」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックを同意なく実施すると違法? 同意取得のポイントを解説


リファレンスチェックを拒否したいときは?

採用選考中の企業にリファレンスチェックへの同意を求められて、拒否したいと考える求職者の方もいらっしゃるでしょう。拒否することによって採用選考に影響が出る可能性は否定できませんが、どうしても拒否したい場合は誠意をもって理由を伝えましょう。

様々な事情で指定された推薦者への依頼が難しく、リファレンスチェックを拒否したい場合は、代わりに依頼できる人がいないか検討してみましょう。例えば、推薦者として指定された前職の直属の上司に依頼しづらい場合は、前職で業務上関わりがあった他の管理職や同僚、部下または前々職の上司などに依頼するという選択肢もあります。推薦者を変更したい理由を採用企業にしっかりと説明し、代わりの推薦者を提示することで変更してもらえるケースもあります。


リファレンスチェックを拒否された場合の対策

リファレンスチェック実施のために同意を得ようとしても、候補者に拒否されてしまうことや、候補者の同意を得ても推薦者(回答者)に拒否されてしまうことがあります。そのような場合の対策をご紹介します。

候補者に拒否された場合

最初にお伝えした通り、候補者にリファレンスチェックを拒否されたからといって、勝手に実施することはできません。拒否された場合は、候補者の同意を得られるよう、リファレンスチェックを行う意義や目的について再度丁寧に説明します。

また、指定した推薦者への依頼が憚られるために拒否していることもあります。その場合は他の推薦者であればリファレンスチェックの実施が可能かどうか、候補者に打診します。

推薦者(回答者)に拒否された場合

推薦者にリファレンスチェックの回答を拒否された場合も、対策の基本は同じです。拒否する理由としては、多忙や、リファレンスチェックが違法であるという勘違い、自分の回答により候補者が不利益を被るのではないかという不安などが考えられます。回答の所要時間や、法律に即して候補者に同意を得たうえで実施していること、選考における候補者のプラス材料や入社後の研修・配属の参考にもなりうること、などといったリファレンスチェックの概要や意義を説明して再度依頼してみるという選択肢もあります。

それでも拒否されてしまった場合は、他に適した推薦者を探してリファレンスチェックを依頼しましょう。

▼「リファレンスチェックの拒否された場合」のより詳しい記事はこちら
リファレンスチェックは拒否できる? 断られた場合の企業の対処法について


『ASHIATO(アシアト)』でリファレンスチェックをポジティブに


本コラムでは、リファレンスチェックを勝手に行ってはいけない理由や関係する法律、拒否したい場合・拒否されてしまった場合の対処法などについて解説しました。

リファレンスチェック実施にあたっては、候補者の同意を得る必要があります。エン・ジャパンが提供する「ASHIATO」は、過去の活躍ぶりを可視化し、入社後の定着や活躍に役立つ情報についても収集・分析しているため、候補者に同意を得るための説明がしやすいリファレンスチェックサービスです。

オンラインサービス上でやりとりができるので、導入企業だけでなく推薦者、候補者にとっても負担が少なく、回収率の実績は約90%と高い値です。回収率を高めるためのノウハウ提供も行っているため、リファレンスチェックの回答を拒否されてしまうのではないかと不安な人事ご担当者様にもおすすめです。

「ASHIATO」は様々な業種の採用でご利用いただいており、2020年10月のサービス開始後、すでに導入企業は300社を突破いたしました。導入事例インタビュー記事もございますのでぜひご覧ください。

リファレンスチェックに興味をお持ちの人事ご担当者様、ぜひフォームからお気軽にお問い合わせください。



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ASHIATO編集部

この記事を書いた人

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