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採用時の身辺調査・身元調査とは? 内容や費用、企業の法的リスクも含めて解説

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就職・転職や婚約・結婚といったライフイベント前などに行われることがある「身辺調査」。

採用活動時に実施する場合、どんな調査内容で、どこまでのことがわかるのでしょうか? 本コラムでは、企業が身辺調査(身元調査)を行う理由や法的リスク、実際に実施する場合の調査方法をご紹介します。



身辺調査(身上・身元調査)とは?

身辺調査(身上・身元調査)とは、「特定個人の経歴や背景を確認する調査」のことです。就職、転職、婚約、結婚、賃貸物件への入居といったライフイベント前に対象者の身元について確認する場合や、ストーカーや詐欺師といった不審人物の身元を特定する際などに用いられる言葉です。

企業が採用時に行う場合では、履歴書や職務経歴書の内容に誤りがないか、面接時に話している内容が事実かどうか、などについて調査することを指します。

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企業が採用時に身辺調査を行う理由


なぜ企業では採用時に身辺調査を行うのでしょうか? 代表的な2つの理由をご説明します

身辺調査により、採用に客観性をもたらす

身辺調査は採用活動が特定の主観に依存するリスクを軽減します。

日本の一般的な採用活動は、履歴書や職務経歴書などの書類に大きく依存するという現状があります。書類の記載内容の真偽やそもそも何を記載するか、は候補者に委ねられており、面接で抜け漏れなくヒアリングできるか否かは、面接担当者のスキルに依存します。

この「候補者の主観で記載した内容を、人事担当者の主観で判断するという構図」自体がまさにリスクだといえ、これに客観性をもたらすのが身辺調査だと考えられています。

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採用後のトラブルを未然に防ぐ

前職でのトラブルや過去の犯罪歴を採用前に確認することで、企業風土や適性が合わない採用を減らし、入社後に発生しうるトラブルを未然に防ぐことができます。

また、訴訟大国アメリカでは「ネグリジェント・ハイヤリング(怠惰雇用・過失採用)」という考えがあり、社員が起こした事故や事件の責任を、採用前の身辺調査を怠ったという理由で、企業が追求されることがあります。

日本でも雇用主に責任追及する風潮が年々高まっており、レピュテーションリスクの観点からも、社員が引き起こす事件を警戒する企業が増え、採用時の客観的な調査への注目度が高まっています。

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身辺調査の具体的な内容とは

身辺調査を実施するにあたり、他社ではどこまで調査しているのか気になる採用担当者の方は多いかと思います。調査内容は企業の目的に応じて異なりますが、以下では目的別の調査内容について説明します。

目的①「学業や職業における経歴を明らかにしたい」

・経歴相違
候補者に卒業証明書や源泉徴収票などを提出してもらい、履歴書に記載された経歴との相違点を確認します。

・前職状況
前職の企業に、当時の勤務態度や実績、退職理由などを確認します。

目的②「企業イメージを毀損する経歴がないか明らかにしたい」

・登記情報
一般公開されている登記簿を法務局で住所から確認し、不動産の所有状況や差し押さえの有無を調べます。

・犯罪歴、軽犯罪歴
日本では犯罪歴は非公開です。新聞などのメディアやインターネット、SNSなどをもとに調べます。

・民事訴訟歴
最高裁判所の判決記録や、新聞などのメディア情報、調査会社独自のデータベースをもとに調べます。

・破産履歴
自己破産の情報が官報に載っていないか調べます。

・反社チェック
メディアの情報や反社チェックサービスの独自データベースなどで調べ、反社会的勢力との関わりの有無を確認します。

目的③「プライベートの交友関係や生活状況を明らかにしたい」

・インターネット・SNS調査
インターネット上の情報やSNSの投稿で過去の大きなトラブルがないか調査します。

・近隣調査
本人の自宅近辺で居住の実態や普段の生活状況について聞き込み調査をしたりします。




身辺調査は違法ではない? 企業にとっての法的リスク


本コラムをここまで読み進めて、「身辺調査は違法なのではないか」と心配されている方も多いでしょう。

基本的には、取得する情報が採用上必要な内容で、かつ候補者本人の同意があれば違法ではありません。ただし、情報の取得方法や調査内容が法律に抵触することや、合理的な理由がない内定取り消しで訴訟になることがあります。

先述の具体的な調査内容の中にも法律に抵触する恐れのある項目があるため、身辺調査実施の際はどの項目をどんな方法で調べるのか、慎重に検討する必要があります。関係する法律について一部ご紹介します。

身辺調査は個人情報法保護法による制約がある

身辺調査を実施する場合は、個人情報保護法に抵触しないよう、採用候補者から事前に同意を得る必要があります。個人情報保護法では本人の同意を得なくてもよい4つのケースが記載されていますが、採用前の調査にはあてはまりません。
第二十三条 個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

一 法令に基づく場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
三 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
四 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

引用元:『個人情報保護法 第二十三条

調査前にしっかり本人の同意を得ましょう。また、不当な差別や偏見などの不利益が生じないように配慮すべき「要配慮個人情報」の取り扱いについてはさらに注意が必要です。
この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

引用元:『個人情報保護法 第二条

適性や能力に関係ない事項の把握による就職差別

また身辺調査に限らず、企業が行う採用選考の配慮すべき事項が厚生労働省から示されています。
<a.本人に責任のない事項の把握>
・本籍・出生地に関すること (注:「戸籍謄(抄)本」や本籍が記載された「住民票(写し)」を提出させることはこれに該当します)
・家族に関すること(職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など)(注:家族の仕事の有無・職種・勤務先などや家族構成はこれに該当します)
・住宅状況に関すること(間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など)
・生活環境・家庭環境などに関すること

<b.本来自由であるべき事項(思想信条にかかわること)の把握>
・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条に関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合に関する情報(加入状況や活動歴など)、学生運動など社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

引用元:『厚生労働省 公正な採用選考の基本 (3)採用選考時に配慮すべき事項』

以上のような内容を調べることは、就職差別につながる恐れがあります。本人に責任のない事項や、本来自由であるべき事項は調査しないようにしましょう。

身辺調査後の内定取り消しによる解雇権の濫用

内定後に身辺調査を行う場合、内定を取り消すためには「合理的な理由」が必要です。
(解雇)
解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

引用元:『労働契約法 第十六条

「解雇権の濫用」として裁判になる事例もありますので、取り消しの際は慎重に検討しましょう。身辺調査を実施したい場合は、内定よりも前の段階で行うことが推奨されます。


身辺調査は自分でできる? 身辺調査の方法と調査費用の相場


身辺調査・身元調査は自社で行うことも可能ですが、インターネットなどでわかる公開情報には限りがあります。また関係する法律が多く、違法にならないよう慎重に調査するためには専門知識が必要ですので、第三者機関に依頼することをおすすめします。2つの調査依頼方法をご紹介します。

探偵・調査会社に依頼する

探偵や興信所といった個人調査の専門家に依頼する選択肢があります。探偵の調査は、『探偵業法』で規定された範囲内で行われるため、調査可能な範囲においてその内容を綿密にすり合わせる必要があります。

探偵事務所や調査を専門とする会社は、多岐に渡る身辺調査が可能なことが多く、リスクを考慮して調査要件を設計する難易度はある程度高いといえます。

探偵や調査会社に身辺調査を依頼する場合の費用は、調査に要する人員と時間に応じて料金が決まる時間料金制で1時間につき5千円から2万円、求める調査結果が得られたら一括で支払う成果報酬制で25〜100万円程度がおおよその目安です。しかし、会社や地域、調査内容によって料金は大きく異なり、不明瞭な料金体系のこともあるので、複数社の見積をとって比較検討することをおすすめします。

リファレンスチェックサービスを利用する

採用候補者が現在または以前に勤務していた企業の関係者に連絡をとり、当時の候補者の様子についてヒアリングすることを「リファレンスチェック」と言います。
リファレンスチェックでは、第三者からの客観的な情報が得られるため、身辺調査としての役割も果たすことができます。また、候補者のポジティブな情報も取得できるという点で、ネガティブチェックの側面が強い一般的な身辺調査と異なります。

リファレンスチェックは自社で行うことも可能ですが、個人情報保護法などの関係する法律を踏まえて実施するために、専門のサービスを利用するのが良いでしょう。リファレンスチェックサービスの費用もサービスや調査内容によって異なりますが、1人あたり数千円~10万円以上くらいが相場です。

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リファレンスチェックとは?質問内容やメリット、やり方など、気になるポイントを解説! | お役立ち情報 | ASHIATO(アシアト) by エン・ジャパン

リファレンスチェックという言葉を知っていても、詳しい内容は知らない、という方も多いのではないでしょうか。企業の採用・転職において、リファレンスチェックは重要な選考プロセスの1つとなっています。。本コラムでは、リファレンスチェックの意味や実施のメリット、実際の質問内容や実施方法について解説します。

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身辺調査サービスを選ぶポイント

身辺調査・身元調査に利用するサービスを選ぶときは、調査したい内容と予算を吟味した上で、サービスの内容や費用、信頼度を踏まえて選びましょう。

身辺調査の調査項目は多岐に渡りますが、すべての採用候補者に詳細な調査が必要な訳ではありません。コストパフォーマンスを考慮し、自社が採用選考で重視したい、確認しておきたい項目に絞って調査を行うことをおすすめします。

例えば、役員など重要なポストに就く予定の候補者の身辺調査は、調査会社に依頼して念入りに行い、一般社員の採用選考では比較的安価なリファレンスチェックサービスを利用する、という使い分けで予算内でより多くの候補者の身元調査を可能にする、という方法もあります。


身辺調査としてリファレンスチェックサービス『ASHIATO(アシアト)』という選択肢


多くの採用候補者に対して利用できる比較的安価な身辺調査・身元調査方法の1つとして「リファレンスチェックサービス」が注目されています。

「リファレンスチェック」とは、採用候補者の許可を得て「候補者の現職(前職)の関係者である上司・同僚・部下などに本人の仕事ぶりや経歴・実績、人柄などを問い合わせること」をいいます。

以前は海外や外資系企業で実施されるイメージが強かったリファレンスチェックですが、本来一緒に働いてみないとわからない客観的な人柄・働きぶり・活躍しやすい環境などの情報を候補者と近しい第三者からのレポートで確認できるため、近年オンライン面接が増えたことも後押しとなり日本での認知度が高まっています。

リファレンスチェックを自社の採用選考に導入する場合、比較的始めやすいオンライン完結型の「リファレンスチェックサービス」がおすすめです。

2020年10月のリリース以降、すでに導入企業が2000社を突破しているエン・ジャパンのリファレンスチェックサービス「ASHIATO」には、以下のような特徴があります。

・オンライン完結型で負担が小さく、スピーディに候補者のレポートを取得可能
・採用時の見極めのみならず、入社後の配属やオンボーディングにも寄与できる情報が取得可能
・採用候補者のメリットも提示できるため、調査実施の許可を取りやすい
・月額料金制(使い放題)・希望人数分のチケット制など複数の利用プランを完備
・法的なリスクを考慮したサービス設計
・業種・職種を問わずご利用可能

15万社の採用支援、10万件以上の適性テストを行ってきたエン・ジャパンのノウハウが凝縮した「ASHIATO」。ぜひお気軽にお問い合わせください。


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