リファレンスチェック・バックグラウンドチェックは前職・前々職まで行う？

お役立ちコンテンツ公開日2021/11/14最終更新日2022/10/28

中途採用では、複数社を経験している方が候補者になることも多いでしょう。そういった候補者の場合、リファレンスチェックを行う際の回答者はどこまで遡ってよいのでしょうか？現職の関係者であれば基本的に問題ありませんが、その前の職場の関係者、さらに前の会社の関係者からもらった回答は有効なのでしょうか？本コラムでは、リファレンスチェックの回答者として適切な範囲、について解説していきます。

リファレンスチェックとは？

まずリファレンスチェックについて簡単に説明します。リファレンスチェックとは、海外の企業では古くから一般的に行われている採用選考のプロセスの一つで、近年日本企業でも取り入れることが増えている採用手法です。

候補者のことをよく知る現職の上司や同僚、取引先などを対象として、対象者の実績や働きぶり、人柄などのヒアリングを行い、客観的な情報をもとに自社とのマッチ度を見極められる点で優れた手法です。

ヒアリングの仕方は様々で、企業の採用担当が直接電話などでヒアリングするやり方や、調査会社に依頼する方法がありますが、昨今は効率よく実施可能で、回答者への負担も少ないオンライン完結型のサービスが主流になりつつあります。

リファレンスチェックの流れ

オンライン完結型のリファレンスチェックサービスを利用する場合、以下のような流れで実施します。

・採用企業が候補者にリファレンスチェック実施を依頼し、同意を取得
・候補者が推薦者（「現職や前職・前々職」の上司・同僚・部下）に回答を依頼
・推薦者がレポートに回答
・採用企業がレポートを確認し、採用選考や入社後のマネジメントに活用

リファレンスチェックは候補者の同意がなければ実施できないため、採用企業から推薦者に勝手に回答を依頼することはありません。候補者の同意を得た後、候補者を通して推薦者にレポートへの回答を依頼します。

リファレンスチェックの質問内容

リファレンスチェックでよくある質問項目とその具体例をご紹介します。

経歴やスキルに関する質問

・候補者が担当した業務内容を教えてください
・最も評価している候補者の実績はなんですか？
・候補者は何人のマネジメントをしていましたか？

勤務状況に関する質問

・候補者の在籍期間・役職を教えてください
・候補者が遅刻や欠勤をする時はどんな理由でしたか？
・セクハラやパワハラなどのトラブルはありましたか？

仕事のスタイルに関する質問

・候補者はどのような目標を持って仕事をしていましたか？
・候補者は業務上のトラブルをどのように乗り越えていましたか？
・候補者は仕事でどのようなことに悩んでいましたか？

人柄、性格に関する質問

・候補者の長所と短所を教えてください
・候補者は、どんなことが仕事のモチベーションを左右しますか？
・候補者の働く姿勢は、客観的に見てポジティブな印象を受けましたか？

対人関係の質問

・あなたと候補者はどのような関係性でしたか？
・候補者と相性の良かった人、良くなかった人はどんな人物でしたか？
・候補者とまた一緒に働きたいですか？

また、前職・前々職の関係者に回答を依頼することになった場合、候補者の最新情報が得られる訳ではないため、知りたい情報が得られるように質問設計で工夫する必要がある、ということは注意ポイントです。

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リファレンスチェックで一般的な質問内容とは？質問の作成方法も解説！

リファレンスチェックの回答者は前職・前々職の関係者でもよいか

リファレンスチェックでは、回答者（推薦者）を企業側から指定するケースが多くありますが、一般的には上司や部下など、候補者の現職で関わりの深い人物を指定する場合がほとんどです。しかし、当初想定した推薦者から回答を得るのが難しい場合は対象を広げる必要があり、その場合、前職や前々職の関係者が候補になることも考えられます。果たして、これらのケースで有効なヒアリングは可能なのでしょうか。

基本は現職関係者が回答者になるケースが多い

リファレンスチェックの主たる目的は、「候補者の現時点でのスキルや働きぶり、人柄について客観的な情報を得る」というところにあります。ですので、可能な限り、直近の候補者を知っている人物に回答してもらうのが望ましいと言えます。その観点では現職の関係者、中でも現在所属している部署の上司や同僚などが最優先となり、回答を依頼することができない場合は、取引先や以前在籍した部署…といったように、なるべく最近の候補者を知る人物を推薦者として探しましょう。

▼関連記事「現職関係者へのリファレンスチェック」についての詳しい記事はこちら
リファレンスチェックで現職の関係者に何を聞く？よくある質問35選

前職・前々職の関係者でも大丈夫？

現在の部署も以前の部署も、現職には依頼できる人がいないという場合も考えられます。その場合、前職・前々職の関係者を推薦者とすることは、十分ありえることです。たとえば、現職から強く引き止められている場合や、転職活動自体を誰にも知られたくないケースはしばしばあり、その場合必然的に以前の職場が候補になります。

こういった事情を抱える候補者には、その事情に寄り添って柔軟に対応することが望ましいでしょう。前職・前々職の上司や同僚で関係が良い人がいればその人に回答してもらうことで、一定のタイムラグはありますが、候補者についての客観的な情報を取得するという目的は果たせます。直近の勤務態度はわかりませんが、その人物の基本的な人柄やコミュニケーションスタイルは簡単に変わるものではないので、前職や前々職時代の様子を伺うことにも十分な意味があると言えるでしょう。

前職・前々職だからこそわかる情報もある

また、一次面接の後にリファレンスチェックを実施する場合、初回の面接で候補者が前職や前々職での実績について多く言及していた際、その事実確認や当時の様子をヒアリングすることには意味があるでしょう。現職の関係者から得た情報となんらかの相違があるかもしれません。キャリアを通して一様な評価を受け続ける人材もいますが、そうでない場合も多々あります。候補者の経歴や人物としての成長を立体的に把握する手段としても、前職や前々職へのリファレンスチェックには一定の意味があると言えます。

前職・前々職の関係者にリファレンスチェックを依頼する場合の注意点

前職・前々職の関係者にリファレンスチェックを依頼する際に注意すべきこととして、先述のように「得られる候補者の情報が最新ではないこと」があることのほか、推薦者（回答者）の「なりすまし問題」が挙げられます。

候補者の前職・前々職の関係者の所属が、社内の配置換えや転職で変わっていることもあるため、候補者との関係性をしっかり確認する必要があります。本人確認書類のチェックなどでなりすまし対策をしているリファレンスチェックサービスを利用すると安心です。

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バックグラウンドチェックは前職・前々職も行うべき？

リファレンスチェックと似た言葉でバックグラウンドチェックもあります。バックグラウンドチェックについては、前職・前々職まで遡って実施することはあるのでしょうか？リファレンスチェックとの違いも含めて解説します。

バックグラウンドチェックとは？

バックグラウンドチェックとは、日本語では「背景調査」「前職調査」と言われるものです。候補者の実際の経歴が、職務経歴書や履歴書の内容と違いがないか、何か問題になるようなことがないかを調査することです。個人情報保護の観点から、専門的な知識がないと実施が難しいので調査会社へ依頼することが多く、実施の際には、書類の提出、関係者への電話でのヒアリング、閲覧可能なデータベースとの照合などが行われます。

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バックグラウンドチェックとは？どこまで厳しく調査する？調査内容や実施の流れを解説

バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違い

バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの一番の違いは、その目的にあります。バックグラウンドチェックは経歴詐称や就業上の問題がないかを調べる、ネガティブチェックの意味合いが強いですが、リファレンスチェックはそれに加えて、候補者の仕事ぶりや価値観、人柄など「候補者をよりよく知るため」「会社とのミスマッチを防ぐため」の情報を収集することを目的としています。

バックグラウンドチェックはどこまで行う？

では、バックグラウンドチェックを行う場合、どこまで遡って調査するべきでしょうか？調査会社へ依頼することが多いため、実際の判断は調査会社ごとに異なりますが、一般的には現職にのみ在籍確認の連絡が入ることが多いでしょう。しかし調査の過程で問題が発覚したり、不審な点があれば、前職や前々職まで遡って連絡を取るケースもあります。調査結果を見て前職や前々職への調査が必要と感じた場合は、調査会社と相談して実施を検討しましょう。

バックグラウンドチェックは減少傾向。リファレンスチェックが主流に。

バックグラウンドチェックの実施は調査会社へ依頼することが多い、と述べましたが、その背景には、個人情報保護の重要性が増している昨今の社会状況があります。たとえば職業安定法では、就職差別につながるような個人情報を収集してはいけないという定めがあり（『職業安定法第五条の四』）、専門的な法律の知識がないと合法的なバックグラウンドチェックの実施は難しくなっています。

一方、昨今はオンライン完結型のリファレンスチェックサービスが注目を集めています。採用候補者の同意のもと、法務的なリスクをクリアした上で調査を実施できる点、及び導入のハードルが低い点が特徴で、採り入れる企業が増えています。

エン・ジャパンが提供するリファレンスレポートサービス「ASHIATO」は、調査前に行う候補者データの入力は約5分で完了し、推薦者に回答を依頼してからレポートを回収するまでの日数は平均3日とスピーディーに調査を行うことができます。効率的にリファレンスチェックを実施したい人事ご担当者様は、まずはフォームからお気軽にお問い合わせください。

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