リファレンスチェックは誰に頼む？依頼されたらどうする？依頼方法やフローも解説

お役立ちコンテンツ公開日2021/12/04最終更新日2024/04/15

採用過程でリファレンスチェックを実施する場合、誰に回答を依頼すれば良いのでしょうか？また、依頼された場合はどのように回答すると良いのでしょうか？本コラムでは、リファレンスチェックを依頼するのに適した相手や依頼方法、依頼された場合の回答のコツを解説します。

リファレンスチェックとは？

「リファレンスチェック」とは企業の採用選考の過程で「採用候補者の経歴や実績、仕事ぶり、人がらなどについて現職（前職）の関係者に問い合わせること」です。海外企業では一般的に行われており、日本でもコロナ禍以降のオンライン面接の普及や採用基準の引き上げなどにより注目度が高まっています。

応募書類や面接での主観的な情報だけでなく、候補者を良く知る人物からの客観的な情報を得ることで企業側には「採用のミスマッチを減らす」「経歴詐称を防ぐ」「採用選考を効率化する」などのメリットがあります。

また、リファレンスチェックではポジティブな情報についても同時に収集するため、互いにとって不利益なミスマッチを防いだり、入社後の配属先や研修内容の検討に役立ったりと、候補者にとってのメリットもあります。

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リファレンスチェックは誰に依頼する？

リファレンスチェックの回答を依頼する相手として、最初に考えられるのは候補者の前職（現職）の「上司、同僚、部下、取引先」といった関係者です。企業が知りたい情報や候補者と前職の関係性によっては、さらに前の職場の関係者に依頼することもあります。

上司は、日頃から本人の仕事ぶりを見て評価していますので、一般的にリファレンスチェックを依頼するのに最も適した人物と言えます。ただし、転職や離職に反対している場合は依頼が難しいでしょう。

同僚は上司や部下とはまた違ったフラットな目線で回答してくれるでしょう。本人と親しい同僚の場合、プライベートな一面も含めた人がらなどについて答えることができますが、一方で本人に有利な回答をする恐れもあります。

管理職の採用を行う場合は、部下へのリファレンスチェックも欠かせません。上司（採用候補者）のマネジメントスタイルは直属の部下が一番よくわかっているはずです。ただし、その関係性から上司にとって有利な回答になるよう配慮してしまう可能性もあります。

実績豊富なリファレンスチェックサービスや調査会社の場合、上記のような立場や関係性によって回答が左右されるリスクを考慮した設問設計になっています。このような点からも、依頼先の選定は、リファレンスチェックのプロに意見を聞くことが推奨されます。

リファレンスチェックの依頼方法

リファレンスチェックの依頼方法は主に3種類あります。どの方法を用いる場合も、採用候補者や推薦者（回答者）に調査を行う理由や意義をしっかり説明することが大切です。

企業から直接依頼

調査会社やリファレンスチェックサービスを利用しない場合は、企業の人事や採用担当者から直接依頼することになります。その場合は、候補者の前職の企業に直接電話したり、直接または候補者を通してメールで依頼したりします。

直接依頼する場合は社外への支払いは発生しませんが、担当者の業務が増えることや、依頼から社内向けレポート作成まで2週間程度見込まれることを考えると簡単とは言いがたい方法です。

調査会社を利用

調査会社を利用する場合は、企業が直接依頼する際に行う電話などでの聞き取り調査を代行してもらうことができます。プロの調査員が聞き取りを実施することで、知りたいことをより詳しく聞き出すことが出来ますが、その分コストはかかります。調査の内容や方法によっても異なりますが、1件あたり10万円程度からの会社が多いようです。

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オンラインサービスを利用

オンラインで完結するリファレンスチェックサービスを利用する場合、採用企業側は簡単な情報入力を行って候補者に連絡したあとは、推薦者からの回答をもとに作成されるレポートを待ちます。

所要期間や費用は調査会社へ依頼するよりも少ない場合が多く、エン・ジャパンが運営する「ASHIATO（アシアト）」の場合だと、採用企業での作業は5分程度で、推薦者からの回答は平均3営業日以内、費用はチケットプランの場合、初期導入費20万円、利用費1人あたり3万円（いずれも税別）と手頃です。

リファレンスチェックの依頼フロー

リファレンスチェックサービスを利用した場合の依頼フローとして、ASHIATOの例をご紹介します。他の依頼方法の場合も、おおまかなフローは同様です。

採用企業が候補者の情報を登録

採用企業がオンラインサービスに候補者のデータを入力し、推薦者とヒアリング項目を選択します。回答用のURLを候補者に渡し、リファレンスチェックへの本人の同意と推薦者への依頼をお願いします。

候補者が推薦者へ依頼

企業からのURLを確認してリファレンスチェック実施に同意できたら、指定された推薦者へのレポートへの回答依頼をします。

リファレンスチェックを依頼された場合

リファレンスチェックの回答（推薦）を依頼された場合を想定し、回答する際の注意点とよくある質問内容をご紹介します。

回答する際の注意点

もしあなたがリファレンスチェックの回答を依頼された場合は、事実をもとに誠実に回答してください。候補者の選考に影響する情報ですので、嘘や誇張は厳禁です。具体的なエピソードを交える、専門用語や社内用語をわかりやすく言い換える、などの工夫をすれば、より採用企業の担当者に伝わりやすい表現になるでしょう。

また、成績など定量的な情報だけでなく、対象者の人柄や価値観といった定性的な情報も、時として貴重な伝達事項になります。例えば、候補者はどのような仕事にやりがいを感じていたのか、どのようなコミュニケーションスタイルだったのか、困難をどのように乗り越えるタイプか、など、人となりも同時に伝えられると良いでしょう。

一方で、対象者に関する正確な情報を持っていないケースや、個人情報を提供したくない理由があるなど、様々な事情でリファレンスチェックの回答ができない場合もあるでしょう。その場合は、依頼者にその旨を相談した上で、可能な範囲で回答することも検討してみましょう。

回答依頼される可能性がある質問内容

リファレンスチェックの一般的な質問項目としては以下のようなものがあります。一見すると回答が難しいものもありますが、依頼された際は、あまり気負わずに協力することを検討してみてはいかがでしょうか。

・実績・スキル
└ 質問例：（対象者の）当時の業務内容を具体的に教えてください。
・仕事のスタイル
└ （対象者は）どのような仕事に対して特に前向きでしたか？
・勤務状況
└ （対象者は）欠勤や遅刻など、勤怠が乱れることはありましたか？
・コミュニケーション・対人関係
└ （対象者が）業務上で相性のよかった人、よくなかった人はどんな人物ですか？
・人物像・性格
└ （対象者の）モチベーションを左右するのはどんなことですか？

リファレンスチェックを断られた時は？

推薦者にリファレンスチェックの回答依頼を断られてしまうこともあります。その場合は、リファレンスチェックをなぜ行うのかという理由や意義を再度しっかり説明し、回答を依頼します。

説明してもなお断られてしまった場合は、依頼先を変更します。前職での直属の上司や部下に断られた場合は、業務上関わりがあった他の管理職や部下、あるいは前々職の関係者や取引先などに依頼できないか検討してみましょう。

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本コラムでは、リファレンスチェックを依頼するのに適した相手や依頼方法、依頼フロー、断られた場合の対処法などについて解説しました。

リファレンスチェックを実施する際には、採用企業側の負担が少なくオンラインで完結するリファレンスチェックサービスの利用がおすすめです。

エン・ジャパンのリファレンスレポートサービス「ASHIATO」なら、企業側が行う候補者への依頼は約5分で完了し、平均約3営業日でレポートを回収することができます。また、プライバシーマーク（個人情報保護体制の第三者認証制度）を取得しているなど、依頼される側にも安心なサービス設計になっている点も特長です。

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