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リファレンスチェックの依頼メールの書き方&依頼のポイントを解説

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近年日本でも注目度が増しているリファレンスチェック。実施を検討しているが、具体的な調査の手順がわからない、という採用担当者様も多いのではないでしょうか。本コラムでは、自社でメールを使ってリファレンスチェックを実施する場合に焦点を絞り、メールの書き方や依頼時に注意したいポイントを紹介していきます。



そもそもリファレンスチェックとは?


リファレンスチェックとは、企業の採用選考の一環として採用候補者の現職(前職)の上司や部下などに、本人の人柄や経歴、仕事ぶりについてヒアリングすることです。候補者についての第三者の客観的な意見を参考にすることで、採用でのミスマッチを減らす効果が期待できます。日本でも外資系企業では以前から行われていましたが、最近では日系企業でも採り入れる企業が増加しています。

実施方法としては、「採用企業が自社で行う」「調査会社に代行依頼する」「オンライン型のツール(サービス)を利用する」といった選択肢があります。自社で行う場合は、企業が推薦者(リファレンスチェックの回答者)の属性を指定した上で、候補者が選定した推薦者を紹介してもらい、アポをとってヒアリングを行います。

リファレンスチェックをメールで実施するメリットは?


メールで実施する場合、「文面を考える時間的な猶予があること」がメリットになります。具体的には、
・個人情報などコンプライアンス観点に十分配慮して実施しやすい
・即時性が求められる対面でのやり取りと違い、不意なトラブルを生みにくい
・返信タイミングに融通がきくので、推薦者が対応しやすい
などが挙げられます。

メール以外では、電話や対面でインタビューをする手法もありますが、これらはスピードや手軽さの観点でもメールやオンライン型サービスに劣ります。

リファレンスチェックの依頼メールは誰が推薦者に送る?


リファレンスチェックの依頼メールは、企業側の担当者が直接推薦者に送付するケースと、候補者が送るケースの2パターンが存在します。前者の場合、候補者に質問内容が見られないメリットや、推薦者の本人確認など諸手続きをスムーズに行いやすいメリットがありますが、どちらにせよ、候補者と同意を得た範囲で行うことに変わりはありません。

また、調査レポートの質問・回答がオンラインツールで行われる場合は、そのサービスの指示に従って、依頼メールの送り主を決めるのが良いでしょう。


リファレンスチェックをメールで実施する際の流れ


一般的には、リファレンスチェックをメールで行う際の流れは、以下のようになります。

・候補者にリファレンスチェック実施の旨を伝え、個人情報の取扱を含めて同意を得る。
・企業から推薦者の条件を提示し、候補者が推薦者を選定する。
・企業から依頼メールを送る場合は、推薦者の連絡先を候補者経由で入手する。
・推薦者の本人確認を行うとともに、推薦者とも個人情報保護の同意を得る
・企業、または候補者から推薦者へ依頼メールと質問文を送信する。
・推薦者がリファレンスチェックに回答する。
・企業、候補者からお礼メールを送る。

リファレンスチェックの依頼メールの書き方




ここでは、企業が推薦者にリファレンスチェックの依頼メールを送付することを想定し、その書き方についてご紹介します。

※リファレンスチェックの質問項目については、こちらの記事で詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
リファレンスチェックで一般的な質問内容とは? 質問の作成方法も解説!


依頼メールの構成と主な注意点


依頼メールは、大きく以下のパートで構成されます。

①件名
「〜のお願い」「〜の依頼」など記し、一目でリファレンスチェックの依頼だと判別できる記載にしましょう。

②宛名
候補者から、推薦者の正式な「会社名、部署名・役職名(肩書き)、氏名」を聞き、抜かりなく記載しましょう。

③始めの挨拶文
推薦者になっていただいたお礼を述べつつ、簡潔に依頼メールであることを述べましょう。

④要件
5W1Hの観点を意識して、何の目的で、いつまでに、どの手順でリファレンスチェックのレポート回答をしていただく必要があるか明記しましょう。

また、個人情報の取り扱いについて記載すると良いでしょう。リファレンスチェックのレポートには、個人情報に該当する情報を含むケースがほとんどです。センシティブな情報を提供することに慎重な推薦者もいますので、不安を与えない為にも、自社で定めているプライバシーポリシーの文面や、自社HPのプライバシーポリシーページへのリンクを記載しておくと良いでしょう。

⑤(同時に送る場合)リファレンスチェックの質問
回答の書き方・フォーマットも分かりやすく伝えましょう。
オンライン型のリファレンスチェックサービスを活用する場合は、その回答画面へのURLを記載しましょう。

⑥締めの挨拶文
丁寧な挨拶で締めくくりましょう。
疑問点などを気軽に質問してほしい旨を記載すると良いでしょう。

⑦署名
自分の会社名、部署名、役職名、氏名、連絡先(メールアドレス・電話番号)を忘れずに記載しましょう。

また、当たり前ではありますが、基本的なビジネスメールのルールを守ることも重要です。「1行は20~30文字程とし、文節で改行する」「要件は簡潔に記載する」「箇条書きを活用する」「要旨→詳細の順に書く」「冗長にならないようにする」などを意識して、推薦者が気持ちよく回答できるようにしましょう。

メール文面以外でのポイント



メール文面以外では以下のことに注意しましょう。

適切な推薦者を選ぶ


リファレンスチェックを実施する際、誰に回答してもらうかは、得られる情報の質に直結します。可能な限り、候補者との関係が深く近況を知っていて、一緒に働く機会が多かった人を選びましょう。

一方で、候補者の多くは転職活動を直属の上司や同僚に知られたくないため、依頼がしにくいという事情もあります。そういった場合、他部署でも候補者と同じプロジェクトに関わっていたメンバーや、関わりの深い取引先が候補者の働きぶりをよく知っているケースもありますので、候補者とよく相談して候補を広げて検討しましょう。

推薦者になることを事前に知らせよう


まれに、本人の承諾を得ないまま、候補者が推薦者を企業に連絡してしまうケースがあります。メールアドレスなども個人情報に該当する可能性があるため、必ず候補者から推薦者に事情を説明してもらい、事前に承諾を得るようにしましょう。

実施後のフォローアップも忘れずに


推薦者は、忙しいなか時間を割いて協力してくれています。また、推薦者が所属する会社と自社の企業間の情報交換であることも留意すべきでしょう。候補者の選考の結果がどうなっても両者の関係性が悪化しないよう、実施後のフォローも重要です。回答をもらったらしっかりお礼メールを送り、候補者からもお礼を伝えてもらうようにすると良いでしょう。

手間なくリファレンスチェックするなら『ASHIATO(アシアト)』


本コラムではリファレンスチェックをメールで依頼する際の書き方や注意点をご紹介しましたが、ここまで読んで「メールだけで実施するのは手間がかかるな…」と感じた方には、リファレンスチェックサービスの『ASHIATO』がおすすめです。

ASHIATOはエン・ジャパンが提供するオンライン簡潔型のリファレンスチェックサービスで、手軽かつスピーディに実施できることが特徴です。企業側の事前準備は約5分で完了、回答画面へのURLを候補者が推薦者にメール送付すると、推薦者からは平均3営業日以内に回答を返していただいております。



また、質問や回答、個人情報保護への同意はシステム上で完結するため、メールの管理の手間が軽減され、リファレンスチェックに関わる業務全体が簡略化できます。

さらに、エン・ジャパンの30年にわたる適性検査の開発・運用ノウハウと115万人以上の受検データをもとに開発した、推薦者からの『他己分析テスト』の結果のレポートや、面接時にチェックすべきポイント&質問例もレポーティングされます。

リリース1周年で導入企業が300社を突破したASHIATO。ご興味のあるご担当者様は、ぜひフォームからお気軽にお問い合わせください。


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ASHIATO編集部

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