転職が一般化しつつある昨今、客観的に 採用候補者を知る手段として「バックグラウンドチェック」や「リファレンスチェック」に注目が集まっています。これらの調査では、候補者の「前職の退職理由」を知ることができるのでしょうか？ また、企業はどのように退職理由を採用判断に活かすべきなのでしょうか。本コラムでは、採用調査における退職理由にフォーカスして解説します。
バックグラウンドチェックやリファレンスチェックで前職の退職理由はわかる？
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転職が一般化しつつある昨今、客観的に 採用候補者を知る手段として「バックグラウンドチェック」や「リファレンスチェック」に注目が集まっています。これらの調査では、候補者の「前職の退職理由」を知ることができるのでしょうか？ また、企業はどのように退職理由を採用判断に活かすべきなのでしょうか。本コラムでは、採用調査における退職理由にフォーカスして解説します。
バックグラウンドチェック・リファレンスチェックとは
バックグラウンドチェックやリファレンスチェックは、採用前の候補者を対象として企業側が実施する、いわゆる採用調査です。「バックグラウンドチェック」が、採用後に問題となりうるマイナス要素がないかを事前に把握する「スクリーニング」が目的であるのに対し、リファレンスチェックは、候補者と企業の「相性」を確認し、採用後の活躍を後押しする意味合いが強いと言えます。
「リファレンスチェック」では、前職の上司や部下、取引先など採用候補者のことをよく知っている人物にアンケートやヒアリングを行い、候補者のスキルや人柄、働きぶりなどを把握できます。
両者の区別が曖昧な場合もあり、バックグラウンドチェックの中に前職での仕事ぶりを確認するためのリファレンスチェックが含まれていることもあれば、リファレンスチェックの中に経歴詐称がないかを確認するバックグラウンドチェックが含まれていること もあります。
バックグラウンドチェックやリファレンスチェックで退職理由はわかる？
これらの採用調査によって、候補者の前職の退職理由が明らかになる場合があります。採用企業側が、候補者の業務内容や実績、社内でのトラブル有無に関する調査を進める中で、退職理由やその経緯を把握するケースが多いのです。もちろん、調査内容はケースバイケースなので、直接的に退職理由を前職に問い合わせる場合もあるでしょう。
以下では、バックグラウンドチェックなどの採用調査で確認される、退職理由にも繋がる一般的な調査項目をご紹介します。
経歴相違（学歴・職歴・資格）
本人に卒業証明書や源泉徴収票、資格の証明書を提出してもらい、履歴書の記載事項と照らし合わせて確認します。SNS投稿や前職への聞き込みにより、詐称の疑いがないか調べることもあります。
前職状況
前職での勤務態度や業務実績について、前職の同僚や取引先に電話やオンラインアンケートでの確認調査をします。
登記情報
法務局で一般公開されている登記簿から不動産の所有状況を調べます。本人所有の不動産が差し押さえられていないか等を確認します。
交友関係
インターネットやSNSの調査でプライベートでの交友関係のリスクを調査します。過去に大きなトラブルがないかを調べることもあります。
犯罪・軽犯罪歴
日本では犯罪歴は非公開ですが、インターネットやSNS、新聞などのメディア情報から、犯罪歴を調査します。
民事訴訟歴
一般公開されている最高裁判所の判決記録や、新聞などのメディアの情報、調査会社独自のデータベースをもとに調査します。ただし、最高裁判所以外の判決記録について採用調査のために調べることは仕組み上難しいと言えます。
破産履歴
自己破産の情報が官報に載っていないかを調べます。
反社チェック
メディアの情報や反社チェックサービスの独自データベースから、反社会的勢力と何らかの関係を持っていないかを調査します。
これらの調査は、候補者に同意を得た上で、個人情報に十分配慮した実施が求められます。実際に行う場合は、関連法や調査手法に精通した人材やサービスの活用が求められます。
これらの調査は、候補者に同意を得た上で、個人情報に十分配慮した実施が求められます。実際に行う場合は、関連法や調査手法に精通した人材やサービスの活用が求められます。
分かった退職理由は選考上どう扱う？
バックグラウンドチェックでわかる退職理由は様々なものがあり、理由によっては選考結果や、入社後の対応が変わってくるため、正確に把握することが望まれます。以下で、主な退職理由ごとの対応についてご紹介します。
人間関係のトラブルによる退職
前職の退職理由が人間関係のトラブルだと判明した場合は、トラブルの内容を考慮しつつ、本人がどのように捉えているかについて確認するのが良いでしょう。バックグラウンドチェックで明らかになった事実と本人の見解が食い違うこともあり得ます。
候補者から話を十分に聞き、採用に影響するか冷静に見極める必要があります。候補者が十分内省しており、トラブルから得た学びを次に活かす前向きさが感じられる場合は、むしろポジティブに捉えることも可能かもしれません。
ただし、ハラスメントなど、候補者の心理に負荷がかかる事由の場合は、確認について十分な配慮が必要です。
労働条件や待遇面への不満からの退職
退職理由が、給料や労働時間等の待遇面に関する理由の場合は、新たな企業で働いた際にも同様の不満が発生しないかを見極める必要があります。候補者が、待遇面に対してどのような要望があるのかを把握し、社内の状況と照らし合わせて、採否を検討しましょう。要望と実際の環境にミスマッチがあった場合、採用してもすぐに離職してしまう可能性もあるため、相互にコミュニケーションを取りながら、就業イメージをすり合わせましょう。
傷病・精神疾患による退職
退職理由が、怪我や病気、メンタルヘルスなどに由来する場合、候補者の現在の状態や、労働に際して必要な対処や援助を十分に把握する必要があります。
病歴は個人情報の中でも「要配慮個人情報」であり、採用候補者の同意がなければ情報を取得することができません。また、既往歴を採否を決める理由にすることは認められていません。しかし、職務上必要な健康状態について合理的な基準がある場合、候補者に健康状態について申告を求めることは違法ではありません。採用を検討する場合はどのような社内体制や環境を準備する必要があるかも確認する必要があります。
懲戒解雇による退職
懲戒解雇による退職の場合、本人がその出来事をどのように受け止めているかを見極める必要があります。問題となった事由を正確に把握し、適切に反省している様子があれば選考を進めてもよいでしょう。しかし、前職の 退職理由について隠そうとしたり、懲戒解雇の事由と向き合うことができていない場合は、採用を慎重に考える必要があります。
退職理由に相違が発覚...！ 選考はどうなる？
候補者の申告と調査で明らかになった退職理由が違った場合、まずは、本人に事実と意図を確認しましょう。選考上どのように考慮するかについてはそれに対する本人の反応と、調査で明らかになった事実を比較して、入念に検討する必要があります。納得できる理由がある場合や、本人に反省の色が見られる場合は、そのまま選考を続ける選択肢も考えられます。
一方で、経歴詐称を行う人物を雇用することは企業内の秩序や、コンプライアンス観点でリスクとなりうるため、採用の是非は慎重に検討する必要があります。
また、採用後や内定を出した後に経歴詐称が発覚した場合は、必ずしも解雇や内定の取り消しができるわけではありません。その経歴詐称が「重要な経歴」の詐称にあたると認められない場合、懲戒解雇や内 定取り消しは、解雇権の濫用にあたるとみなされる可能性があります。何が「重要な経歴」の詐称にあたるかどうかについては、詐称の内容や、雇用条件、職種などに鑑みて個別で判断されることになりますが、学歴・職歴・犯罪歴の詐称など、企業が事前に正確な情報を有していれば雇用契約を締結しなかったであろう経歴がそれにあたると考えられています。
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選考の場において、自分自身をアピールするために情報を誇張したり不都合な情報を隠蔽したりする候補者は少なからず存在します。退職理由についても、自己申告の情報が正確か否かを判断するのは難しい、というのが実際のところです。
エン・ジャパンが提供するリファレンスチェックサービスの「ASHIATO」は、オンライン完結型で、スピーディに第三者の意見を獲得でき、客観的な情報にもとづいて、候補者の見極めを行うことができます。
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