リファレンスチェックは代行サービスが便利？調査会社・自社実施・オンライン型それぞれのメリット・デメリット解説

お役立ちコンテンツ公開日2022/01/04最終更新日2024/04/15

最近話題の「リファレンスチェック」ですが、まだ自社では実施したことがないので、代行サービスを検討しているという企業様も多いのではないでしょうか？本コラムでは、リファレンスチェックの導入を検討されている方向けに、代行系サービスを使うメリットとデメリットについて解説していきたいと思います。

リファレンスチェックとは？代行という選択肢も？

リファレンスチェックとは、採用候補者の経歴、人がらや就業実績・働きぶりについて、現職または前職の上司や同僚、部下にヒアリングを実施することです。コロナ禍でオンライン面接が普及したことも背景となり、リアルな候補者を知る手段として、この採用手法に注目が集まっています。

これまで日本ではあまり一般的ではなかったこともあり、「リファレンスチェックはコストや時間がかかりそう...」、「個人情報の取り扱いが難しそう...」、「どうやって初めたらよいのかわからない…」と不安に思う採用担当者様も多いかもしれません。そういった場合は、代行会社や代行サービスを利用するというのも選択肢のひとつです。

それでは、リファレンスチェックを代行依頼するとどのようなメリット・デメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

リファレンスチェックを調査会社に代行依頼するメリット・デメリット

まずは「調査会社」にリファレンスチェックを代行依頼するケースを解説します。

「調査会社」にリファレンスチェックを代行依頼

ここでいう「調査会社」は採用に関する信用調査を行う会社のことであり、興信所や探偵事務所にもこの手の調査を行っている会社は存在します。このような調査会社は、採用候補者に対する調査を「リファレンスチェック」や「バックグラウンドチェック」サービスとして企業の代行実施している場合があります。

【代行】メリット

調査会社に代行依頼する最も大きいメリットは、蓄積されたノウハウに基づいた調査を行ってもらえる点です。リファレンスチェックを行うには、専門的な知識が必要です。特に質問項目の設計は、「狙った情報が得られるかどうか」、「回答者が答えにくくないか」など様々なポイントを押さえる必要があるので、未経験の方が設計を行うのは非常に難しいのです。

また、リファレンスチェックの回答にはパーソナルな情報が含まれるため、個人情報の取り扱いについての知識も必要となりますが、代行会社はこの点もカバーしてくれます。

さらに、調査設計は、実行からレポーティングまで一気通貫で行ってくれる場合が多く、依頼側の手間が小さくてのも大きなポイントです。

【代行】デメリット

一方でデメリットは、費用が高い、場合によっては回収までの時間が長い、調査手法を管理しきれない、などが挙げられます。

費用については、調査会社へ代行を依頼すると、1名あたり約10万円程度の費用が掛かるケースが多いでしょう。実際には複数人のリファレンスチェックを行う場合が多いでしょうから費用の負担が大きくなってしまうのが実情です。

回収までの時間は、会社ごとに異なりますが、おおむね1週間程度かかります。調査内容によってはさらに時間がかかる可能性もあり、スピーディに採用を進めたい場合にはあまり向いていないと言えます。

また、調査会社の調査手法はブラックボックスになっている部分も多く、調査方法の詳細や実行は代行会社に任せることになります。個人情報を扱うリファレンスチェックにおいては、採用候補者に不利益のない丁寧な調査が望まれますが、調査会社に依頼して詳細が把握できないことは、リスク管理の点で不安が残ります。

リファレンスチェック、代行以外の選択肢

調査会社に代行依頼する以外の実施方法としては、自社で行う、もしくはオンライン型のサービスを利用するという2つの選択肢があります。それぞれの特徴をメリット・デメリットとともに紹介します。

「自社」でリファレンスチェックを実施

自社でリファレンスチェックを実施する場合、一連の業務を社内の担当が行います。業務内容としては、アポイント取りから、実施、調査後のレポーティング、調査結果の管理までを含みます。

【自社】メリット

自社で行う一番のメリットは費用でしょう。代行を依頼する場合は、前述の通り1人10万円程度の費用が掛かりますが、自社で行う場合は費用はかかりませんので、予算がなくても実施できるのは大きなメリットです。

他にも、リスク管理が社内で完結できることもメリットの一つです。代行依頼した場合は、調査手法や個人情報管理の厳密度は調査会社次第という側面がありますが、これらを自社で完結させられるため、リスクコントロールはしやすくなります。

【自社】デメリット

自社で行う際のデメリットとして、必要な知識を持った人材がいないケースが多い点が挙げられます。前述のとおり、リファレンスチェックを行うには質問設計など専門のノウハウに加えて、個人情報の取り扱いなどの法律の知識も求められます。これらの知識をすでに持ち合わせている人材が社内にいることは稀ですので、人事などが新たに知識をインプットしていくための時間的なコストがかかります。

また、実施する際には、他に使えるはずの社内リソースを削っていることも意識すべきでしょう。実際にヒアリングを行う時間は数十分から1時間程度で終わりますが、それに付随して、予定調整や質問の設計、実施後のレポートをまとめる業務などが発生しますので、開始からレポート作成までには約10日ほどかかります。これらをすべて自社で賄う場合の担当者の負担は小さくありません。また担当者以外でも、法務や現場担当の協力を得る必要があるので、該当部署での労力も見積もっておく必要があります。このような人的コストをかけられるかどうかはしっかり検討しておきましょう。

オンライン型のリファレンスチェックサービスを利用

オンライン型は、昨今注目が集まっているリファレンスチェックのスタイルです。ウェブ上のツールを介してリファレンスチェックの依頼を送付でき、回答者もオンラインで回答する形式のものです。サービスによってはツールの提供だけでなく、実施後のレポートを用いたコンサルティングや導入のサポートなどでプロの手を借りることができるプランもあります。

【オンライン型】メリット

オンライン型サービスのメリットとしては、比較的費用が安く抑えられる点が挙げられます。サービスによって費用形態は異なりますが、リファレンスチェックサービスの「ASHIATO」では1人当たりの利用費が3万円～と、非常に安価に実施することができますので、代行に比べると費用的な負担はかなり抑えることができます。

また、回答を比較的素早く集められることも利点の1つです。従来の調査会社へ依頼した場合がレポートまでに平均1週間、自社で行う場合は10日なのに対し、「ASHIATO」の場合は平均3日と、約半分程度の時間になっています。採用業務のスピードを落とさずにリファレンスチェックを行うには、最も適した手法といえるでしょう。

【オンライン型】デメリット

オンライン型のリファレンスチェックに対して、「運用が難しそう」「サービスの信頼性が不安」という声も聞かれます。サポートが不十分なオンライン型サービスにおいては、ツールの使い方が分からなかったり、うまく活用するためのノウハウが社内にないため、運用が難しいと感じる場合があるようです。センシティブな情報を扱うツールですので、導入から運用までサポートが充実したサービスを選ぶべきでしょう

また、リファレンスチェックサービスの運営元の会社が信用できるか、プライバシーマークを取得しているかなどはしっかり確認して契約するようにしましょう。

オンライン完結型の『ASHIATO(アシアト）』がオススメ

初めてリファレンスチェックを導入する企業様であれば、オンライン型が費用的にも労力的にもおすすめできます。なかでも、エン・ジャパンが提供するASHIATOなら、安心して簡単便利にリファレンスチェックを行っていただけます。

エン・ジャパンが運営元で安心

人材紹介サービス大手のエン・ジャパンが提供しているASHIATO。WEB完結システムとして現時点で唯一の上場企業として信頼できるサービスを提供しており、サービス開始1年で300社以上に導入していただけております。

これまでのエン・ジャパンが採用支援で培ったノウハウが随所に活かされている点もASHIATOが選ばれる理由になっています。

たとえば、約15万社の採用支援実績をもとにしたアンケートを利用していただけるほか、面接時に確認すべき点や設問設計のアドバイス、115万人以上の受検受験データをもとにした「他己分析テスト」のレポートの提供など、エン・ジャパンの30年の実績に基づいたサービスになっています。

運用が簡単かつスピーディ

オンライン型のメリットであるスピーディさはもちろん、運用が簡単であることもASHIATOの特長です。

リファレンスチェックの実施にあたって、企業側で準備することは、候補者の基本情報登録と、候補者への事前連絡のみで、時間にして約5分で完了します。推薦者からの回答も約3日で返ってくるため、採用業務のスピード感を落とすことなく実施いただけます。

入社後の活躍・定着まで支援

また、ASHIATOは、リファレンスチェックの結果を入社後の活躍・定着にまで活かすことができます。ASHIATOのレポートでは、候補者の性格・人柄はもちろん、パフォーマンスが出る働き方や上司が気をつけるべきポイントなども把握でき、採用時の見極めだけではなく、入社後の早期活躍を支えるオンボーディングツールとしても活用していただけます。

もしリファレンスチェックを拒否されてしまったら？

リファレンスチェックを候補者に依頼すると、難色を示されたり拒否されたりすることがあります。理由は様々ですので、柔軟に対応することが大切です。

リファレンスチェックを拒否する理由を丁寧に確認する

まずは、なぜリファレンスチェックを拒否したいと考えているのか、その背景を丁寧に確認することが重要です。候補者本人が拒否したいのか、それとも推薦者や企業側の意向なのか、といった点の確認から、拒否理由を深掘りしてヒアリングすることが大切です。

前職・現職の上司や同僚以外の推薦者を検討する

もし、当初想定または指定していた推薦人がリファレンスチェックの回答依頼を拒否してしまった場合は、依頼できる別の関係者がいないか、候補者に選択肢の幅を提示する、という打ち手があります。

別の同僚や後輩、前職の上司、取引先であれば依頼できる、といった場合もありますので、回答を依頼する対象者は、状況に応じて柔軟に考えましょう。