バックグラウンドチェックとは？
企業の採用における「バックグラウンドチェック」とは、候補者の経歴や身辺を調べることです。調査会社による調査や本人からの証拠書類提出などで、詐称や問題がないかを確認します。バックグラウンドチェックの実施は海外では珍しいことではなく、アメリカでは95％の企業でなんらかのバックグラウンドチェックをおこなっているというデータもあります。>バックグラウンドチェックの調査内容については、こちらも参考にご覧ください。
エン・ジャパンのバックグラウンドチェック バックグラウンドチェックは同意が必要？拒否できる？
バックグラウンドチェックを実施したいが、選考辞退や内定辞 退が増加することを恐れて、候補者に黙ってバックグラウンドチェックをおこなう方法がないか探している方もいるかもしれません。
結論から言うと、「バックグラウンドチェックを勝手に実施する」ことは法に抵触する恐れがあるためおすすめ出来ません。候補者本人に無断で興信所や探偵に依頼する行為は、個人情報保護法や職業安定法などに抵触する恐れがあります。バックグラウンドチェックを勝手におこなうことは避けましょう。
採用候補者が、企業から依頼された際に断ることはもちろん可能です。それが選考にどう影響するかは企業の考え方次第ですが、できれば辞退したい理由を企業に相談してみるのも良いでしょう。企業側が何らかの代替え案を提示してくれるかもしれません。
バックグラウンドチェックが選考辞退の原因になる？
海外では珍しくないバックグラウンドチェックですが、日本では耳なじみがない方も多く、バックグラウンドチェックの同意を得られない、ということも考えられます。また、バックグラウンドチェックを辞退するだけでなく、チェック実施を伝えたことによって選考辞退や内定辞退も起こり得ます。
候補者がバックグラウンドチェックを避けたいと思うのはなぜでしょうか？ 代表的な理由を以下で紹介します。
志望度が低い
受験企業の志望度が低く、選考にかかる手間を極力減らしたいと思っ ている場合、バックグラウンドチェックのために証拠書類の収集など準備をおこなうのは面倒だ、と考えられる可能性があります。
これは反面、バックグラウンドチェックなどの採用調査をおこなうことで志望度が低い候補者を除外できる効果があるとも言えます。
回答者となる上司や同僚に迷惑をかけたくない
バックグラウンドチェックでは、履歴書や職務経歴書との照合のために、候補者がこれまで勤務していた企業に連絡がいくことがありますが、これを候補者が「上司や同僚に迷惑をかけたくない」と、嫌がるケースがあります。
退職した会社との関係性が良くない場合や、在職中で転職活動について会社に伝えていない場合も、会社に連絡を取ってほしくないがゆえにバックグラウンドチェックを拒否したり、選考辞退をする可能性があります。
経歴を詐称している・知られたくない情報がある
応募書類の経歴や実績に詐称・誇張がある、前職や身辺において過去になんらかのトラブルが存在する候補者は、バックグラウンドチェックでそのことがばれるのを恐れて選考を辞退する場合があります。
また、詐称や知られたくない情報がない人でも、そのように疑われていると感じ、不快に思って辞退する例もあります。
バックグラウンドチェックでの選考辞退・ 内定辞退を避ける方法
バックグラウンドチェックによる選考辞退・内定辞退を避けるにはどうすればよいのでしょうか。辞退率を下げるためには以下の対策が考えられます。 適切なタイミングで調査をおこなう
選考の初期段階では志望度が低い人が多く、バックグラウンドチェックにかかる手間を回避したいがための選考辞退が発生し得ます。そのため、バックグラウンドチェックなどの採用調査は選考の中盤〜終盤で実施することをおすすめします。
また、チェックをおこなうのは内定前が良いでしょう。内定後にバックグラウンドチェックの結果を確認し、合理的な理由なく内定を取り消した場合、労働契約法における解雇権の濫用にあたるためです。
実施理由を丁寧に説明する
バックグラウンドチェック実施による選考辞退を避けるためには、実施の理由をきちんと説明することも重要です。候補 者個人に特別な疑いをかけている訳ではなく、企業防衛や公平な採用のために他の候補者にも実施していることを伝えましょう。
候補者に負担をかけない調査設計にする
バックグランドチェックの方法は、書類調査から電話調査、人力での聞き込みなど多岐に渡りますが、候補者の辞退を避けるという観点では、できるだけ候補者と回答者に負担をかけない内容にすべきでしょう。選考のスピード感を担保するという観点からも、負荷の小さい調査設計にすることはポイントになります。
選考辞退が心配な時はリファレンスチェックの検討も
バックグラウンドチェック実施による選考辞退が心配な採用担当者様には、リファレンスチェックがおすすめです。
「リファレンスチェック」とは、採用候補者の「現職（前職）の上司や同僚、部下といった関係者に候補者の経歴や実績、人がらなどについて問い合わせること」です。バックグラウンドチェックと同様に海外では一般的な調査ですが、近年はコロナ禍でWeb面談が急速に増えたことも背景となり、日本でも候補者の客観的な情報を得る手段として以前より注目度が高まっています。
リファレンスチェック実施も辞退率を上げる可能性はありますが、適切に設計されたサービスであれば以下のような特長があり、同意を得られる可能性があります。
良い面も含めてヒアリング
バックグラウンドチェックとは違い、リファレンスチェックではポジティブな情報も同時に収集することが多いです。本人が伝えきれていない実績や同僚から見た仕事ぶり、人がらなどの良さも把握することができ、候補者にとってもメリットがあると伝えることで、リファレンスチェック実施の同意が得やすくなります。選考辞退の可能性も少なくなるでしょう。
また、事前に説明して本人の同意を得た範囲で実施するため、詳しい調査方法を明示していない一部の調査会社や興信所にバックグラウンドチェックを依頼するよりも、透明性が高い調査をおこなうことができます。
オンラインサービスなら候補者の手間も少ない
オンライン上のやりとりで完結するリファレンスチェックサービスの場合、候補者にかかる手間は「内容の確認」「個人情報保護への同意」「推薦者（上司や同僚など）への依頼連絡」程度です。自分で書類を集めたり提出したりする必要もないので、候補者の負担は少なく、手間がかかるという理由で辞退する率も下がるでしょう。
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