昨今、注目を集める「退職代行」。「従業員に退職代行を使われたが、どうしたらいいか」といった相談も増えていると耳にします。
ある日突然、退職代行サービスから電話がかかってきて対応が必要になったら、びっくりして焦ってしまう方も多いのではないでしょうか。
このコラムでは、退職代行サービスを使われた際に、企業がどのような対応が必要になるのか解説します。
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退職代行サービスとは
退職代行とは
退職代行とは、従業員が自ら会社に退職を申し出ることが難しい場合に、代わりに会社に退職の意思を伝えるサービスです。従業員は退職代行業者に依頼することで、直接会社とやり取りすることなく、スムーズに退職手続きを進めることができます。エン・ジャパンが運営する求人サイト『エン転職』で実施したユーザーアンケートでは、退職代行サービスの認知度は72%と、その認知は広まっています。出展『7700人に聞いた「退職代行」実態調査ー『エン転職』ユーザーアンケートー』 退職代行サービスの形態
退職代行サービスには、大きく分けて以下の2つのパターンがあります。
1.交渉不可・手続きだけのサービス
従業員から退職の意思を聞き取り、会社に退職届を提出するだけのサービスです。民間の退職代行サービスはこちらにあたります。比較的料金が安く、手続きも簡素化されているため、手軽に利用できます。
2. 交渉可能なサービス
従業員と会社との間で発生するトラブルを仲介し、円満な退職交渉までを支援するサービスです。退職条件について交渉できるのは、弁護士のみとされています。弁護士の場合は、退職金の交渉や残業代請求など、複雑な問題に対してもサポートを受けることができます。
利用者が増える背景
近年、退職代行サービスの利用者が増加している背景には、以下の要因が考えられます。
1. 退職交渉の困難さ
退職交渉は、会社との関係悪化やトラブルに発展するリスクを伴うため、従業員が一人で対応することをためらうケースが増えています。
2. 手続きの複雑さ
退職に関する法律や手続きは複雑で、従業員が一人で理解することは困難です。退職代行サービスは、専門的な知識や経験に基づいて、従業員をサポートします。
退職代行を使われた際の企業の初期対応
退職代行業者から連絡があった場合、企業は冷静かつ迅速に対応することが重要です。企業が対応すべき事柄を解説します。 1. 代行業者の身元確認
退職代行業者から連絡があった場合、まず、その業者が実際に従業員本人から依頼を受けた業者であるかを確認しましょう。
従業員本人からの依頼であることを確認するには、委任状や本人の身分証明書の写しの提示を受ける方法があります。
また、代行業者が弁護士でない場合は退職条件に関する交渉はできませんので、代行会社の身元を確認して対応することが大切です。
2. 従業員本人の依頼確認
退職代行業者から連絡があったとしても、本当に従業員本人が退職を希望しているのか、
従業員本人の意思を確認することが大切です。
レアケースですが、悪意のある第3者のイタズラであったり、トラブルに巻き込まれている可能性も考えられます。
3. 従業員の雇用形態確認
従業員の雇用形態を確認し、適切な対応を考えます。正社員、契約社員、パートタイマーなど、雇用形態によって退職手続きや退職金の支払いなどが異なります。
退職手続きと貸与品の返却
代行会社と本人の確認がとれたら、手続きを進めます。
1. 退職届の提出依頼
退職代行業者を通じて退職希望者に退職届の提出を依頼します。退職届の提出期限や必要な書類などを明確に伝え、スムーズな手続きを進めます。
2. 貸出品の返却依頼
企業から貸与された物品の返却を依頼します。会社のパソコンや携帯電話など、貸与された物品は、退職前に返却してもらう必要があ ります。会社まで届けてもらうことが難しい場合は、宅配便などを活用しましょう。
3. 退職手続きの進行
退職届を受領後、スムーズに退職手続きを進めます。退職金の支払い、社会保険の手続きなど、必要な手続きを漏れなく行い、退職希望者が安心して退職できるように対応しましょう。
退職代行を使われた場合の注意点
退職代行業者から連絡があった場合、企業は冷静に対応し、適切な対応を行う必要があります。
1.安易に交渉しない
退職代行業者は、従業員に有利な条件で交渉を進める場合があるため、企業は安易に交渉に応じないことが重要です。また、民間の退職代行サービス（弁護士以外）からの条件交渉
は違法になり、手続きが無効になる可能性がありますので、注意しましょう。
2. 従業員への配慮
従業員の退職意向を尊重し、従業員に圧力をかけたり、暴言を浴びせるような対応は避けましょう。SNSなどで悪い情報は簡単に拡散される時代です。従業員が安心して退職できるよう、丁寧な対応を心がけます。
3. 迅速な手続き対応
退職手続きを迅速に進行させることが重要です。手続きの遅延は避け、スムーズな対応を心 がけましょう。有給休暇が残っている場合は消化させましょう。有給休暇の消化を無視すると、労働基準法違反になってしまうので注意しましょう。
退職代行を防ぐための企業の取り組み
退職代行サービスの利用を防ぐためには、企業は従業員との良好な関係を築き、働きやすい環境を提供することが重要です。
1. 退職代行の利用原因の把握
退職代行を利用する原因を理解し、改善策を講じます。従業員が退職代行を利用する背景には、会社への不満や不安がある場合が多いです。もちろん、従業員本人の問題もあるかもしれませんが、なぜ会社に直接退職を伝えられなかったのか、企業として根本的に問題がないか振り返ってみましょう。『エン転職』で実施したユーザーアンケートでは、退職代行サービスを利用した理由として「退職を言いだしにくかったから」が最多となっています。出展『7700人に聞いた「退職代行」実態調査ー『エン転職』ユーザーアンケートー』 2. 従業員との円満な関係構築
日頃から従業員とのコミュニケーションを大切にしましょう。従業員の意見を聞き取り、働きやすい環境づくりに取り組みます。従業員が不安・不満に思っていることを把握し、改善することで事前に退職を食い止めることができるかもしれません。
3. 勤務環境の改善
長時間労働やパワハラなど、劣悪な労働環境があれば、改善に努めましょう。従業員のモチベーションを高め、退職代行の利用を防ぐことができます。
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根本的に離職を防ぐためには「そもそも採用でのミスマッチを防ぐこと」が重要です。離職率を下げる1つの方法としてリファレンスチェックという手法があります。エン・ジャパンのリファレンスレポートサービス「ASHIATO」は、採用候補者の客観的な情報をもとに採用時のミスマッチを防ぐだけでなく、入社後の研修やマネジメントにも利用できるレポートを提供し、入社者の定着をサポートします。また、バックグラウンドチェックも併用ができますので、コンプライアンス強化としてもご活用いただけます。エン・ジャパンの「ASHIATO」は2020年10月のリリースから約4年で導入企業が3500社を突破し、様々な業種の企業様からご利用いただいています。リファレンスチェックサービスにご興味をお持ちの人事ご担当者様は、まずはフォームからお気軽にお問い合わせください。 
